Od źródła sfinansowania paczek i bonów przez firmę, zależy rozliczenie podatkowe owych dodatkowych świadczeń pracowniczych – zarówno dla spółki, jak i dla jej pracowników.
Finansowanie ze środków obrotowych
Koszty poniesione na paczki świąteczne i bony towarowe dla pracowników można sfinansować ze środków obrotowych firmy i zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z definicją, wszystko co służy powstawaniu przychodów, jest kosztem. Działania motywacyjne służą generowaniu przychodów – dlatego można je uznać za koszty uzyskania przychodów. Nie wolno przy tym uzależniać wartości tych dodatkowych świadczeń (paczek, bonów, etc.) od sytuacji życiowej pracowników, bo wówczas te świadczenia należałoby potraktować jako działalność socjalną, co wiązałoby się z koniecznością sfinansowania ich z ZFŚS.
Finansowanie z ZFŚS
Spółka może sfinansować świąteczne podarunki również ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, ale wówczas nie może wszystkich pracowników potraktować identycznie, ponieważ wartość dodatkowych świadczeń powinna być uzależniona od sytuacji życiowej danego pracownika. W myśl przepisów, ZFŚS jest przeznaczony na cele socjalne, stąd powinien być kierowany przede wszystkim do osób znajdujących się w najtrudniejszej sytuacji życiowej. Poniesione na ten cel przez firmę wydatki nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, dlatego nie można ich odliczyć w celach podatkowych.
Przychód pracownika
Finansowanie paczek czy bonów ze środków obrotowych jest przychodem pracownika i dlatego musi być wliczone do całości przychodów otrzymanych przez niego ze stosunku pracy, a tym samym – opodatkowane.
To jest mniej korzystne dla pracownika, niż finansowanie podarunków z ZFŚS, ponieważ w przypadku finansowania paczek ze środków ZFŚS lub ze środków związków zawodowych, występuje zwolnienie od podatku dochodowego do wysokości nie przekraczającej kwoty 380 zł w danym roku podatkowym. Przewidziany limit dotyczy łącznie finansowania świadczeń rzeczowych i pieniężnych. Przekroczenie powoduje, że nadwyżka staje się przychodem ze stosunku pracy pracownika i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Jeżeli pracodawca sfinansuje te zakupy zarówno ze środków obrotowych, jak i socjalnych, wówczas świadczenia te nie korzystają ze zwolnienia od podatku. Przy czym nie dotyczy to sytuacji, gdy dane świadczenie jest sfinansowane w części z funduszu, a w części koszty ponosi sam pracownik – wówczas ma zastosowanie zwolnienie od podatku.
Niestety zwolnieniu od podatków nie podlegają bony towarowe, talony, ani inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi, bowiem – zgodnie z przepisami – wolne od podatku są jedynie świadczenia rzeczowe, finansowane z ZFŚS. Bony towarowe za takie nie są uznawane. Co istotne, paczki i bony towarowe przekazane pracownikom, a sfinansowane z ZFŚS, są zwolnione z oskładkowania w pełnej wysokości (nie podnoszą podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne, ani zdrowotne).
Opracowanie redakcyjne: Honorata Krzyś
Źródło: I. Czauderna, E. Ostapowicz, Paczki świąteczne dla pracowników, Jak rozliczyć koszty związane z przygotowaniem świątecznych paczek dla pracowników?
