Outsourcing w firmie - umowa

Wybierając potencjalną firmę outsourcingową np. do prowadzenia księgowości i rozliczeń podatkowych, warto poprosić jej przedstawicieli o przedstawianie certyfikatów mających gwarantować odpowiednią jakość usługi. Posiadanie ich z pewnością pomaga już na wczesnym etapie ocenić rzetelności przyszłego usługobiorcy.

W praktyce zleceniodawcy – spółki wynajmującego firmy outsourcingowe – popełniają dość często błąd. Otóż koncentrują się głównie na kwestii sprawnego rozpoczęcia współpracy, wydzielenia danej sfery ze swojej organizacji i powierzenia jej prowadzenia partnerowi outsourcingowemu. Jednocześnie tacy zleceniodawcy traktują jako drugorzędne kwestie wystąpienia trudności w dalszej fazie projektu i związanej z tym konieczności podjęcia określonych działań. Tymczasem również tym zagadnieniom należy poświęcić szczególną uwagę.

W interesie spółki z o.o., która zamierza skorzystać z usług firmy outsourcingowej, leży to, aby zawrzeć umowę bardzo dokładnie regulującą współpracę między stronami. Szczegółowe zapisy umowne pozwolą uniknąć ewentualnych sporów dotyczących wykonania wzajemnych zobowiązań. Z tych powodów w umowie należy unikać ogólnych określeń, przykładowo prowadzenie obsługi księgowej czy też marketingowej. Znacznie korzystniej jest określić poszczególne elementy, np. prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów, rejestrów VAT czy rozliczeń z urzędem skarbowym.

Jednym z najważniejszych elementów jest określenie w umowie sposobu rozliczenia za usługi outsourcingowe. Strony mogą ustalić, że wszystkie czynności wynikające z umowy będą objęte wynagrodzeniem ryczałtowym. Ale nie tylko – zleceniodawca i zleceniobiorca mogą bowiem również ustalić, że niektóre wykonane czynności będą dodatkowo płatne.

Niemniej istotne jest ustalenie terminu zapłaty. Strony umowy mogą ustalić stałe, miesięczne wynagrodzenie. Niezależnie od takiego wynagrodzenia, zleceniodawca może zobowiązać się do zapłaty za usługi, z których skorzysta dodatkowo, po uprzednim uzgodnieniu warunków ich wykonania, w tym ceny.

Można też przyjąć, że zapłata wynagrodzenia nastąpi np. w ciągu 14 dni od dnia doręczenia zleceniodawcy faktury. Ważne jest też wskazanie, gdzie mają być wysyłane pieniądze. Umowa powinna dokładnie stanowić, że wynagrodzenie będzie wpłacane bezpośrednio na konto zleceniobiorcy we wskazanym przez niego banku.

W umowie powinien być zapis dotyczący odpowiedzialności firmy outsourcingowej za niewykonanie lub nieprawidłową realizację przyjętych na siebie obowiązków. Firma outsourcingowa zobowiązać się do naprawienia szkody poniesionej przez przedsiębiorcę. Oczywiście w umowie można sprecyzować, co należy rozumieć pod pojęciem „szkoda”. Może to być np. konieczność zapłaty odsetek w razie spóźnienia się ze sporządzeniem przez firmę outsourcingową deklaracji podatkowej. Generalnie strony umowy mogą w praktyce dowolnie ukształtować zasady odpowiedzialności. Możliwe jest zatem wprowadzenie zapisu ustalającego kwotowe ograniczenie odpowiedzialności zleceniobiorcy. Zleceniodawca, czyli spółka z o.o., ma również prawo się zabezpieczyć, przewidując w zawartym kontrakcie kary umowne dla lekceważącej swoje obowiązki firmy outsourcingowej.

W umowie należy określić czas jej obowiązywania. Może być zawarta na czas nieokreślony lub określony. Ważny element to ustalenie zasad rozwiązania umowy. Dopuszczalne jest ustalenie, że np.umowa może zostać rozwiązania przez każdą ze stron z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia. Oprócz tego warto umieścić zapis, zgodnie z którym umowa może zostać rozwiązana w każdej chwili za porozumieniem stron.

Konieczne jest także ustalenie dające zleceniodawcy, czyli spółce z o.o., prawo rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia, w przypadku gdy zleceniobiorca w rażący sposób nie wykonuje postanowień podpisanej umowy. Nic nie stoi też na przeszkodzie, żeby umowa outsourcingowa przewidywała możliwość jej wypowiedzenia w każdym czasie z tzw. ważnych powodów. Powody te mogą nie być wymienione wprost w umowie. Przykładowo będzie to utrata zaufania do partnera. Jednak samo zastrzeżenie uprawnienia do rozwiązania umowy nie zawsze jest wystarczające. Dlatego warto dokładnie określić różne skutków rozwiązania umowy.