Aby poprawić czytelność posortowanych zestawień, warto wykorzystać formatowanie warunkowe. Pozwoli nam to zastosować w naszej tabeli kolumnę z literami wiodącymi ułatwiającymi wyszukiwanie konkretnych osób.
Załóżmy, że chcemy umieścić na tablicy ogłoszeniowej listę wszystkich pracowników, którzy zostali zakwalifikowani do szkolenia. Będzie ona zawierać kilkaset pozycji. Mimo że lista zostanie posortowana w porządku alfabetycznym to i tak w gąszczu nazwisk trudno będzie odszukać miejsca, w których rozpoczyna się grupa nazwisk rozpoczynających się od określonej litery. Dzięki zastosowaniu prostych formuł i formatowania warunkowego automatycznie oznaczymy takie miejsca.
Rys. 1. Fragment przykładowej listy studentów
Aby poprawić czytelność listy, proponujemy dodać z lewej strony listy dodatkową kolumnę, w której znajdą się litery wiodące.
1. Klikamy nagłówek kolumny A, aby w całości ją zaznaczyć.
2. Wciskamy kombinację klawiszy Ctrl + Shift + = (znak równości). Nowa kolumna została dodana.
3. W komórce A2 wpisujemy następującą formułę:
=LEWY(B2;1)
4. Klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy prawy dolny róg komórki
A2, aby skopiować formułę w dół na wymaganą liczbę wierszy.
Rys. 2. Pierwszy litery nazwisk zostały wyznaczone
W tak przygotowanym arkuszu możemy już zastosować formatowanie warunkowe.
- Zaznaczamy zakres komórek, w których znajdują się litery zwrócone przez formułę (w przykładzie A2:A12).
- Z menu Format wybieramy polecenie Formatowanie warunkowe (w Excelu 2007/2010: uaktywniamy kartę Narzędzia główne i klikamy Formatowanie warunkowe/Nowa reguła).
- Z pierwszej rozwijanej listy wybieramy pozycję Formuła jest (w Excelu 2007/2010: uaktywniamy opcję Użyj formuły do określenia komórek, które należy sformatować).
- W odpowiednim polu wpisujemy następującą formułę:
=A2=A1 - Klikamy przycisk Formatuj i w wyświetlonym oknie przechodzimy do zakładki Czcionka.
- Z rozwijanej listy Kolor wybieramy biały lub zgodny z kolorem tła naszego arkusza.
Rys. 3. Określenie formatu komórek spełniających warunek
- Klikamy OK. Okno z warunkiem formatowania powinno wyglądać jak na rysunku 4.
Rys. 4. Poprawnie zdefiniowany warunek
- Zatwierdzamy ustawienia, poprzez kliknięcie OK.
- Na koniec zaznaczamy całą kolumnę A i nadajemy pogrubienie czcionki.
Teraz lista nazwisk jest znacznie bardziej czytelna. Łatwo na niej odszukać miejsca, gdzie znajdują się grupy nazwisk rozpoczynające się od określonej litery.
Rys. 5. Czytelna lista
Wskazówka
Sprawa się nieco komplikuje w przypadku, gdy z pewnych względów zajdzie konieczność wydruku danych w trybie czarno-białym. Ustawienia białego koloru czcionek nie są uwzględniane i na wydruku pojawią się wszystkie znaki z kolumny A, co niweczy cały efekt. W takim przypadku można zrezygnować z formatowania warunkowego i do wyświetlenia liter wiodących użyć wyłącznie formuł. W tym celu w komórce A2 wpisujemy następującą formułę:
=JEŻELI(LICZ.JEŻELI(A$1:A1;LEWY(B2;1))=0;LEWY(B2;1);"")
i skopiujmy ją w dół, aż do wiersza zawierającego ostatnie nazwisko. Uzyskany efekt będzie identyczny z przedstawionym na rysunku 5.
Piotr Gromulski
Zobacz także:
