Opisowe komunikaty o błędach w Excelu

Gdy użytkownik mniej obyty z komputerem będzie uzupełniał dane w Twoim arkuszu, może zrobić to niepoprawnie i w rezultacie otrzymać niezrozumiały komunikat o błędzie, który widzimy poniżej w pierwszej kolumnie.

Tabela 1. Rodzaje błędów w Excelu

Aby podpowiedzieć użytkownikowi, co jest nie tak (czyli pokazać opis błędu na kształt drugiej kolumny), należy najpierw zidentyfikować rodzaj błędu (po numerze, który mamy w trzeciej kolumnie), a następnie wyświetlić odpowiadający mu, zdefiniowany przez nas opis.

Aby zidentyfikować rodzaj błędu, użyjemy funkcji NR.BŁĘDU, a do wyświetlenia opisu posłużą nam funkcje: JEŻELI i WYBIERZ.

Ta funkcja przyjmuje tylko jeden argument, będący adresem komórki, która ma zostać przetestowana pod kątem wystąpienia błędu. Funkcja zwróci liczbę odpowiadającą numerowi błędu (trzecia kolumna naszej tabeli).

Rysunek 1. W komórce A1 znajduje się formuła =5/0. Komórka A3 określiła ten błąd jako numer 2 – czyli dzielenie przez zero (#DZIEL/0)

Funkcja JEŻELI nakaże Excelowi wybrać określony opis błędu, jeżeli błąd wystąpił. Jej składnia jest następująca: JEŻELI(test; jeżeli_prawda;jeżeli_fałsz), z czego:
►test – wartość czy wyrażenie, które może mieć postać prawdy albo fałszu, na przykład =JEŻELI(NR.BŁĘDU(A1)=2;"dzielisz przez zero";"nie dzielisz przez zero") wyświetli – w razie błędu dzielenia przez zero – komunikat „dzielisz przez zero”;

►jeżeli prawda – co funkcja ma zrobić, gdy test da wynik pozytywny (np. wyświetlić „dzielisz przez zero”);

►jeżeli fałsz – co funkcja ma zrobić, gdy test da wynik negatywny (np. wyświetlić „nie dzielisz przez zero”).

Z kolei funkcja WYBIERZ ma składnię WYBIERZ(arg;wartość1;wartość2;...), gdzie:

►arg – określa, która z podanych dalej wartości (licząc w kolejności od 1 do 29 – bo tyle maksymalnie wartości można podać) zostanie zwrócona jako efekt działania funkcji;

►wartość1, wartość2 itd. – maksymalnie 29 wartości, z których jedna zostanie zwrócona jako efekt działania funkcji.

Rysunek 2. 234 to suma zakresu komórek od A1 do A3. Komórka A3 została wybrana jako trzecia wartość wskazana w funkcji WYBIERZ

Teraz wiemy już, jak opisać błąd. Załóżmy, że przygotowujemy arkusz, w którym mając ilość przepracowanych przez pracownika godzin, będziemy wyliczać, ile ich średnio przypada na zadaną liczbę dni. Jeżeli teraz kadrowa pomyli się i zamiast liczby dni wpisze „0” albo jakiś tekst, to błędy (odpowiednio) #DZIEL/0 lub #ARG!) mogą jej niewiele powiedzieć. Z tego powodu zadbamy o słowny opis sytuacji.

Rysunek 3. Błąd dzielenia przez zero opisany słownie, a nie przez kod #DZIEL/0

Jeżeli teraz do dzielenia A2 przez D2 (taka formuła znajduje się w komórce G2) podstawimy 0 w komórce D2, to otrzymamy komunikat Dzielnik jest równy 0. Jak dokładnie to uzyskaliśmy? Wykorzystując w komórce L2 poznane przed chwilą funkcje oraz operator logiczny LUB w następujący sposób:

=JEŻELI(LUB(NR.BŁĘDU(G2)=2;NR.BŁĘDU(G2)=3);WYBIERZ(NR.BŁĘDU(G2);"";"Dzielnik jest równy 0";"Chyba wpisałeś tekst zamiast liczby"))

Formuła ta sprawdza, czy w komórce G2 pojawił się błąd nr 2 (#DZIEL/0) lub 3 (#ARG!). Jeżeli tak (prawda), to z wartości podanych w funkcji WYBIERZ zostaje wybrana odpowiednio 2. lub 3. wartość (opis słowny błędu). Zauważmy, że pierwsza wartość została wpisana jako pusta, aby zachować odpowiednią numerację.