Przyjmijmy, że w naszym arkuszu znajdują się nazwiska pracowników, którzy zgłosili się na szkolenie. Potrzebujemy sprawdzić, czy w tabeli nie znalazły się powtórzone pozycje, ale pojawia się problem. Kilka osób figuruje pod tym samym nazwiskiem, ale pod innym imieniem. Sprawdzanie powtórzeń w obrębie jednej kolumny z nazwiskami jest bezcelowe, ponieważ Excel zaznaczy do usunięcia wszystkie powtórzone nazwiska, mimo że nie należy ich kasować z wykazu. Co zatem zrobić, aby Excel uwzględniał także kolumnę z imionami przy oznaczaniu duplikatów?
Rys. 1. Przykładowy rejestr uczestników szkolenia
Aby oznaczyć duplikaty z uwzględnieniem dwóch kolumn:
- Klikamy dowolną komórkę w obrębie listy i z menu Dane wybieramy polecenie Sortuj (w Excelu 2007/2010: uaktywniamy kartę Dane i w grupie poleceń Sortowanie i filtrowanie wskazujemy Sortuj).
- Z pierwszej rozwijanej listy Sortuj według wybieramy kryterium Nazwisko (w Excelu 2007/2010: po wskazaniu pierwszego kryterium klikamy przycisk Dodaj poziom).
- Z drugiej rozwijanej listy wybieramy Imię.
- Zaznaczamy opcję Ma wiersz nagłówka (w Excelu 2007/2010: Moje dane mają nagłówki) i klikamy OK.
Rys. 2. Ustawienia sortowania listy w wersji Excela wcześniejszej niż 2007
Rys. 3. Ustawienia sortowania w Excelu 2007
Teraz możemy przystąpić do zdefiniowania reguły formatowania warunkowego, która oznaczy kolorem powtórzone imiona i nazwiska.
- Zaznaczamy zakres komórek A2:A11 i z menu Format wybieramy polecenie Formatowanie warunkowe (w Excelu 2007/2010: uaktywniamy kartę Narzędzia główne i w grupie poleceń Style wskazujemy Formatowanie warunkowe).
- Z pierwszej rozwijanej listy po lewej wybieramy pozycję Formuła jest (w Excelu 2007/2010: zaznaczamy Użyj formuły do określenia komórek, które należy sformatować), a w pole do wprowadzania formuły wpisujemy następującą:
=ORAZ(A2=A3;B2=B3) - Klikamy przycisk Formatuj i określ sposób wyróżnienia komórek spełniających kryterium.
Rys. 4. Ustawienia formatowania w wersji Excela wcześniejszej niż 2007
Rys. 5. Ustawienia formatowania warunkowego w Excelu 2007
Po zatwierdzeniu OK uzyskamy oczekiwany efekt. Pozycje do usunięcia zostały oznaczone kolorem.
Rys. 6. Dane tych osób zostały wpisane wielokrotnie
Użyta w formatowaniu warunkowym formuła porównuje wartość kolumn A i B aktywnego wiersza z wartością odpowiednich kolumn wiersza umieszczonego poniżej. Jeżeli obie wartości z każdej kolumny są sobie równe, formuła zwraca wartość PRAWDA, co oznacza, że warunek jest spełniony i komórka zostanie sformatowana zgodnie z wybranymi przez nas ustawieniami.
Dzięki temu, że przed zdefiniowaniem formatowania warunkowego został zaznaczony cały obszar zawierający dane, warunek formatujący został skopiowany do wszystkich zaznaczonych komórek i nie ma potrzeby wprowadzania go oddzielnie do każdej z nich. W przypadku, gdyby później okazało się konieczne rozszerzenie zasięgu działania formatowania warunkowego na dalsze komórki, możemy do tego celu użyć Malarza formatów. Zaznaczamy komórkę zawierającą formatowanie warunkowe, a następnie klikamy ikonę Malarza formatów i zaznaczamy obszar docelowy, do którego należy skopiować formatowanie.
Piotr Gromulski
Zobacz także: