Przechowywanie dokumentów podatkowych w formie elektronicznej w spółce

W spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością są zatrudniane osoby nie tylko na umowy o pracę, ale również na umowy zlecenia czy o dzieło. W każdym jednak przypadku spółka z o.o. powinna zebrać od zatrudnianych osób oświadczenia dotyczące właściwych dla nich identyfikatorów podatkowych. Są to numery PESEL albo NIP.

Przechowywanie takich oświadczeń w formie papierowej może zajmować sporo miejsca w pomieszczeniach spółek. Ma to znaczenie zwłaszcza dla mniejszych firm, które zwykle funkcjonują w niezbyt dużych lokalach, co wynika przede wszystkim ze względów ekonomicznych.

W wydanej interpretacji przypomniano, że zastosowanie będą miały w tym przypadku regulacje zawarte w ustawie z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. nr 269, poz. 2681, z późn. zm.). Jak wynika z jej art. 2 ust. 1, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu.

Zgodnie zaś z art. 3 ust. 1 wspomnianej ustawy identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL lub NIP. Jeżeli chodzi o numer PESEL, to dotyczy podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL, nie prowadzącymi działalności gospodarczej lub nie będącymi zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług. Natomiast NIP dotyczy pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, o którym mowa we wspomnianym już art. 2 ustawy.

Istotna regulacja zawarta jest w art. 11 ust. 2 pkt 6 ustawy. Z przepisu tego wynika, że w sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych podatnicy mają obowiązek podawać identyfikator podatkowy na żądanie płatników oraz inkasentów podatków i niepodatkowych należności budżetowych.

Natomiast płatnicy i inkasenci są zobowiązani żądać od podatników podania identyfikatora podatkowego i podawać go organom podatkowym na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są obowiązane organy podatkowe lub celne. Takie unormowanie zawarte jest bowiem w art. 11 ust. 3 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Jednocześnie w omawianej interpretacji zwrócono uwagę, że ani w przepisach tej ustawy, ani w innych nie wskazano sposobu przechowywania przez płatnika oświadczeń o wyborze przez podatnika (pracownika lub zleceniobiorcę) identyfikatora podatkowego (PESEL lub NIP). Zatem należy zgodzić się z poglądem, że wystarczającym jest przechowywanie wspomnianych oświadczeń w formie elektronicznej na platformie internetowej – bez własnoręcznego podpisu, tylko z elektroniczną akceptacją zawartych danych.

Jak zatem wynika z omawianej interpretacji, przechowywanie dokumentacji oświadczeń o pracowników lub zleceniobiorców w takiej właśnie formie może okazać się bardzo wygodne również dla wielu spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.