W bieżących kontaktach handlowych warto chronić tajemnicę spółki. Bardzo często składają się na nią rozwijane latami technologie produkcyjne, innowacyjne rozwiązania, know-how, strategia rozwoju czy nawet nowe niewdrożone jeszcze projekty. Najprostszym sposobem zapewnienia dyskrecji między partnerami biznesowymi są umowy o zachowaniu poufności.
Dobrze skonstruowana umowa o zachowaniu poufności (z ang. non disclosure agreement, w skrócie: NDA) minimalizuje ryzyko niecelowego ujawnienia informacji, ale także zabezpiecza przed konkurencją. Kontrahenci w ramach kontaktów handlowych sami ustalają informacje objęte poufnością.
Niemniej jednak przepisy prawa definiują tajemnicę przedsiębiorstwa i zapewniają jej ochronę. Zgodnie z art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji przez tajemnicę spółki rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.
Takimi działaniami są odrębne umowy lub klauzule poufności w umowach głównych zawieranych zarówno z partnerami biznesowymi, jak i z klientami oraz pracownikami. Należy pamiętać, że znaczenie takich zobowiązań podkreślają również przepisy karne. Artykuł 266 Kodeksu karnego uznaje za przestępstwo ujawnienie lub wykorzystanie informacji wbrew przepisom ustawy lub obowiązkom umownym.
Klauzule poufności zamiast umowy
W praktyce kontaktów handlowych częstym rozwiązaniem jest zawieranie dodatkowej umowy, która ustanawia obowiązek zachowania poufności. Niemniej jednak zobowiązanie do dyskrecji może zostać wprowadzone przez strony w treści kontraktu głównego jako klauzula dodatkowa.
Przedsiębiorcy mogą dokonać swobodnego wyboru co do formy i treści tego typu zobowiązania. Należy szczególnie podkreślić, że strony muszą precyzyjnie określić przedmiot ochrony. W ewentualnym postępowaniu ułatwi to przedsiębiorcy wykazanie, że jego kontrahent wykorzystał informacje poufne.
Podstawowym zadaniem umów o zachowaniu poufności jest szczegółowe określenie informacji, których strony zobowiązują się nie ujawniać na zewnątrz.
Za prawidłową należy uznać praktykę, zgodnie z którą wskazanie danych objętych tajemnicą następuje przez odwołanie do projektu, kontraktu czy zlecenia. Przykładowa klauzula może brzmieć: „Strony zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji uzyskanych w toku wykonywania zamówienia numer 1/2013”.
Do istotnych elementów umów o zachowaniu poufności należy zaliczyć następujące postanowienia:
wskazanie okresu obowiązywania klauzuli poufności bądź zaznaczenie, że obowiązuje bezterminowo,
określenie przypadków, w których informacje mogą zostać przekazane innym podmiotom, np. własnym pracownikom lub podzleceniodawcom, w celu wykonania umowy, a także na żądanie sądów, prokuratur, organów administracji państwowej itp.,
ustalenie trybu przekazywania informacji poufnych, np. zaznaczenie, że należy je przekazywać odrębnie od innych materiałów, w kopercie z napisem „poufne” oraz tylko upoważnionym do tego pracownikom stron,
ustanowienie sankcji za złamanie poufności.
Poufność zastrzeżona w umowie o pracę
W przypadku pracowników obowiązek zachowania przez nich w tajemnicy wszelkich informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, wynika wprost z art. 100 § 2 pkt 4 Kodeku pracy. Dodatkowo, ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji w art. 11 ust. 2 precyzuje, że zakaz ujawniania lub wykorzystania tajemnicy przedsiębiorstwa pracodawcy trwa przez okres trzech lat od ustania stosunku pracy, chyba że umowa stanowi inaczej. Ponadto zobowiązanie to wygasa automatycznie w przypadku ustania tajemnicy.
Z tego wynika, że co do zasady obowiązek przestrzegania tajemnicy spółki wiąże pracownika z mocy przepisów prawa i nie wymaga zawierania odrębnych umów bądź zapisów w umowie o pracę. Dodatkowe klauzule poufności mają jednak istotne znaczenie w następujących wypadkach:
gdy strony zamierzają zmienić okres obowiązywania zakazu ujawniania tajemnicy przedsiębiorstwa pracodawcy – w przypadku braku takiego zapisu obowiązuje przez trzy lata,
w celu sprecyzowania, które informacje uznawane są za tajemnicę przedsiębiorstwa,
aby przewidzieć wynagrodzenie dla pracownika za zachowanie poufności po ustaniu stosunku pracy – przepisy prawa nie przewidują bowiem odpłatności z tego tytułu,
w celu zastrzeżenia kary umownej dla byłego pracownika za naruszenie klauzuli poufności po wygaśnięciu stosunku pracy.
Należy wskazać, że zastrzeżenie kary za naruszenie tajemnicy w okresie pozostawania w stosunku pracy jest uznawane za sprzeczne z istotą odpowiedzialności pracowniczej na podstawie Kodeksu pracy i tym samym pozostaje nieważne.
Michał Koralewski, radca prawny
Zobacz także:
