Firma sprawnie zarządzająca dokumentacją powinna posiadać tzw. normatywy kancelaryjne. Jest to zespół zapisów pozwalających efektywnie zarządzać obiegiem i gromadzeniem dokumentacji. Na ich podstawie tworzony jest system zarządzania. Powszechną praktyką w obiegu dokumentacji w firmie jest tzw. bezdziennikowy system kancelaryjny. Polega on na rejestracji spraw, nie zaś pojedynczych pism. Natomiast dzienniki korespondencyjne, które wciąż występują w spółkach, zdecydowanie utrudniają sprawne zarządzanie dokumentacją.
Na szczęście coraz częściej można zaobserwować stosowanie zasad rzeczowego, czyli tematycznego gromadzenia akt. System rejestracji i obiegu akt spraw oraz system ich gromadzenia to elementy, które warunkują sprawne działanie firmy i które świadczą o jej nowoczesności i wiarygodności.
Obieg dokumentacji
Obieg dokumentacji w spółce jest pochodny, ale nie tożsamy z posiadaniem normatywów. Często ma charakter bardziej intuicyjny niż formalny, w szczególności przy braku przepisów wewnętrznych regulujących zarządzanie dokumentacją. Na pewno nie powinien być oparty tylko i wyłącznie na dziennikach korespondencyjnych.
Obieg dokumentacji w firmie może – choć nie powinien – mieć charakter dziennikowy. W takim przypadku ważne jest, aby był uzupełniany o tematyczne gromadzenie pism pokrewnych w quasi-teczkach spraw.
Dobre praktyki
Reasumując powyższe, można wskazać kilka zasad z zakresu dobrych praktyk, których stosowanie, choć nie zawsze obligatoryjne, podnosi standardy zarządzania dokumentacją.
Dobre praktyki w zarządzaniu dokumentacją
1. Odpowiedzialna i świadoma postawa zarządu spółki
Należy pamiętać, że to zarząd odpowiada za dokumentację i sposób postępowania z nią, nawet jeśli sceduje część obowiązków na podwładnych. Braki dowodowe i niemoc udowodnienia stanu faktycznego zawsze będą działały na szkodę firmy i jej kierownictwa.
2. Znajomość powszechnych zasad zarządzania dokumentami i reguł nimi rządzącymi
Odpowiednia wiedza wprowadza porządek i schemat powtarzalnych i konsekwentnych działań. Przede wszystkim unormowanie procedur obowiązujących w spółce poprzez wypracowanie jednolitych i przystających do rzeczywistości firmowej przepisów kancelaryjnych daje poczucie bezpieczeństwa i pewność stosowania jednakowych kryteriów przy obiegu dokumentacji, jej rejestrowaniu, ewidencjonowaniu, a przede wszystkim wartościowaniu. Wprowadzenie przepisów kancelaryjnych daje również poczucie względnej kontroli nad dokumentacją i przewidywalności następujących po sobie zdarzeń.
3. Powołanie wyspecjalizowanej komórki
Jej zadaniem będzie nie tylko gromadzenie akt, ale również nadzór nad prawidłowością systemu obiegu dokumentacji w firmie. Nie ma tu znaczenia, czy nazwiemy ją archiwum czy składnicą akt, liczy się idea i konsekwencja. Stworzenie właściwych warunków ochrony i przechowywania akt jest jedną z podstaw regulacji ustawowych.
Podstawa prawna:
- ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 z późn. zm.),
- rozporządzenie ministra kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. z 2002 r. nr 167, poz. 1375),
- rozporządzenie ministra kultury w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. z 2005 r. nr 32, poz. 284).
Robert Gębicki, zastępca dyrektora Archiwum Akt Nowych, członek Stowarzyszenia Archiwistów Polskich
Zobacz także:
