Podstawą sprawnego działania przedsiębiorstwa jest szybkość wymiany informacji. Sprawne zarządzanie dokumentacją to podstawa. Jednak należy pamiętać, że dokumenty wewnętrzne spółki oraz firm współpracujących, akta osobowe pracowników oraz listy płac muszą być przechowywane zgodnie z prawem.
Łatwy dostęp do informacji przez kadrę zarządzającą ma kluczowe znaczenie dla sprawnego i skutecznego działania przedsiębiorstwa. Podstawowym źródłem informacji pozostają nadal dokumenty, zarówno w postaci tradycyjnej (papierowej), jak i cyfrowej (dokument elektroniczny). Aby jednak móc korzystać z informacji zawartej w dokumentach zgodnie z ich przeznaczeniem, trzeba mieć do nich swobodny dostęp.
W tym celu niezbędny jest w każdej instytucji adekwatny i funkcjonalny system zarządzania dokumentacją. W skrócie można go określić jako zbiór zasad i praktyk związanych z efektywnym obiegiem dokumentacji w instytucji, wyznaczający prawa i obowiązki pracowników oraz wartościujący informacje zawarte w dokumentach.
Zarządzanie w praktyce
Wiele firm mających świadomość potrzeby posiadania normatywów
regulujących obieg dokumentacji zleca jednak ich przygotowanie
pracownikom nieprzygotowanym do tak ważnego zadania. Zazwyczaj są to
pracownicy komórek prawnych lub przypadkowe osoby i firmy zewnętrzne.
Istotą normatywów nie jest bowiem tylko ich formalna poprawność i
zgodność z przepisami prawa ogólnego i szczególnego.
Najważniejszym
czynnikiem jest tu spójność zapisów z praktyką i realiami konkretnej
instytucji. Tego wielokrotnie brak. Warto pamiętać, iż dobre przepisy to
takie, które łączą wymagania z potrzebami i możliwościami. Posiadając
porządne, logiczne i funkcjonalne zapisy np. w regulaminie
przedsiębiorstwa, można przystąpić do odpowiedniego przeszkolenia
pracowników.
Kontrola bieżąca prowadzona przez bezpośrednich
przełożonych oraz wyznaczonych pracowników odpowiedzialnych za proces
zarządzania dokumentacją powinna więc być procesem ciągłym. Wiąże się to
również z reorganizacją obowiązków w ramach komórek organizacyjnych czy
odpowiedzialnych za zarządzanie dokumentacją działów firmy.
Archiwum w świetle przepisów prawa
Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (dalej: u.n.z.a.a.), która zgodnie z zapisem art. 2 ma zastosowanie zarówno do państwowego, jak i niepaństwowego zasobu archiwalnego, określa ogólne zasady postępowania z gromadzoną dokumentacją oraz narodowym zasobem archiwalnym. Należy zaznaczyć, że zastosowanie przepisów ustawy dla spółek z o.o. nie jest w całości obligatoryjne, lecz wysoce wskazane w świetle rozdziału 4, gdyż zapewnia bezpieczeństwo i ład oraz podnosi wiarygodność instytucji w oczach kontrahentów. Przepisy art. 33‒36 oraz 45‒47 u.n.z.a.a. określają ogólne standardy zarządzania dokumentacją, jej przechowywania, w tym utworzenie tzw. archiwum zakładowego, które obejmuje także spółki z o.o. Ta praktyka ma zapewnić bezpieczeństwo dokumentacji.
Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w znacznym stopniu stanowi wyznacznik postępowania również dla spółek prywatnych. Jej stosowanie zapewni sprawne, bezpieczne i zgodne z prawem zarządzanie dokumentacją.
Istotne znaczenie, także dla firm prywatnych, ma rozdział 4b u.n.z.a.a., który porusza problematykę postępowania z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy oraz rozdział 4a u.n.z.a.a., dający wskazówki odnośnie do prowadzenia działalności w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania.
Podstawa prawna:
- ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 z późn. zm.);
- rozporządzenie ministra kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. z 2002 r. nr 167, poz. 1375);
- rozporządzenie ministra kultury w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. z 2005 r. nr 32, poz. 284);
Robert Gębicki, z-ca dyrektora Archiwum Akt Nowych, członek Stowarzyszenia Archiwistów Polskich
Zobacz także:
