Jakość danych w firmie

W takich przypadkach jakość danych w obecnym systemie informatycznym ma zasadniczy wpływ na możliwość ich przeniesienia do nowej aplikacji, a tym samym ma znaczący wpływ na czas i ilość pracy, jaką trzeba będzie w tym celu wykonać.

Jednak znaczenie jakości danych jest o wiele większe niż tylko wpływ na czas i koszty realizacji projektów informatycznych. Zalew informacji oraz wszelkiego rodzaju danych we współczesnym świecie sprawia, że mamy jej dziś więcej na co dzień niż kiedyś człowiek otrzymywał w ciągu całego roku. To powoduje, że tracimy mnóstwo czasu na przetwarzanie tych danych, sprawdzanie, na ile są one nam potrzebne, a następnie – jeśli dane i informacje są potrzebne – na sprawdzenie czy są wiarygodne, czy są kompletne, czy można na nich polegać, i tak dalej, i tak dalej. Musimy wykonać mnóstwo operacji w głowie, aby na końcu stwierdzić, że dana informacja przyda nam się do czegoś i że możemy jej ufać. Tak samo jest z informacjami, które docierają współcześnie do firm.

Dane i informacje mogą pochodzić zarówno z zewnątrz, jak i wewnątrz organizacji. Ich przepływ przez organizację ma umożliwić jej sprawne funkcjonowanie. Ktoś porównał kiedyś dane do krwi w organizmie człowieka, której przepływ sprawia, że taki organizm może działać. Podobnie jest z informacją – współczesny świat należy do ery informacyjnej, a gospodarka została w głównej mierze oparta na wiedzy i informacji. Informacja o tym co gdzie kupić, co i gdzie sprzedać, z kim robić interesy, gdzie się pokazać stanowi podstawę sukcesu w funkcjonowania na coraz trudniejszym rynku gospodarczym. Bez dokładnej, dostarczonej szybko i zgodnej z potrzebami oraz oczekiwaniami informacji naprawdę trudno jest współcześnie prowadzić biznes we właściwy sposób.

Z tego powodu niezwykle istotne staje się obecnie takie zarządzanie procesem zdobywania, obiegu, wykorzystywania oraz generowania informacji, które pozwoli maksymalizować korzyści wynikające z dostępności informacji oraz z jej wpływu na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Jakością danych określa się tak naprawdę jakość tego, co informacja lub zestaw danych zawiera w sobie. Przede wszystkim rozumie się przez to sposób dopasowania danych do potrzeb i celu, w jakim mają one zostać wykorzystane.

Przyczynia się to jednak do tego, że zmierzenie jakości danych jest niezwykle trudnym zadaniem – a stwierdzenie, że zestaw informacji był wysokiej lub niskiej jakości, może różnić się w zależności od tego dla kogo i w jakim celu były one przeznaczone.

Spróbowano jednak wskazać na pewien zestaw miar lub atrybutów, których występowanie będzie świadczyć o tym, że dane są wysokiej jakości – należą do nich:

• Relatywność – informacja, która odpowiada na potrzeby i ma istotne znaczenie dla odbiorcy,
• Dokładność – informacja jest adekwatna do poziomu wiedzy, jaki reprezentuje odbiorca, precyzyjnie i dokładnie oddaje oraz określa temat,
• Aktualność – informacja jest aktualna, cykl jej aktualizacji jest zgodny z zawartością treści, tempo zmian i wchodzenie kolejnych wersji jest dostowane do wymagań,
• Kompletność – informacja zawiera optymalną liczbę danych, która wystarcza, aby móc przetworzyć informację w konkretną wiedzę, poziom szczegółowości jest zależny od potrzeb odbiorcy,
• Spójność – poszczególne elementy informacji współgrają ze sobą, forma odpowiada treści, aktualizacja danych jest zgodna z celami,
• Sposób prezentacji – odpowiednia prezentacja informacji oraz opis do prezentacji umożliwiający poprawną interpretację,
• Dostępność – informacja jest dostępna, kiedy jest potrzebna właściwym odbiorcom, najlepiej 24h,
• Wiarygodność – informacja potwierdza prawdziwość danych, zawiera elementy upewniające co do rzetelności przekazu,
• Przystawalność – informacja jest zgodna z inną informacją, interpretowana we właściwym kontekście, funkcjonująca w znajomym systemie komunikacji.

Dodatkowo wymienia się takie atrybuty jakości informacji jak wartość dodana informacji, czas, kompletność, zakres i ilość informacji, format, zgodność z oczekiwaniami, dostępność oraz bezpieczeństwo. Zgodnie z powyższą listą atrybutów, dla każdego przypadku może okazywać się, że inne atrybuty lub zestaw atrybutów będzie na tyle istotny, aby mówić o tym, że informacja kryjąca się poza nimi spełniła kryteria jakości lub nie.

Bartłomiej Zamostny