Proces przeprowadzania okresowej oceny dostawców

W praktyce na proces przeprowadzania ocen składają się następujące etapy:

• Sporządzenie listy wszystkich dostawców, a następnie określenie grup ocenianych dostawców. Podziału na grupy zazwyczaj dokonuje się w zależności od rodzaju i wpływu przyjmowanego towaru na jakość, bezpieczeństwo i legalność produkowanych przez firmę wyrobów. Można przykładowo podzielić dostawców na trzy grupy (dostawcy surowca, dostawcy materiałów pomocniczych, dostawcy usług).
• Określenie kryteriów oceny dla każdej poddawanej ocenie grupy dostawców, które umożliwią przejrzystą i zrozumiałą ocenę współpracy z dostawcą. Prawdopodobnie inne kryteria okażą się istotne dla oceny dostawcy podstawowego surowca, a inne dla dostawcy opakowań czy usług (pralnia, firma DDD).
• Opracowanie narzędzia oceny dostawców (formularzy – Karta Oceny Dostawcy).
• Przygotowanie procedur/instrukcji oceny (wybór odpowiedniej metody oceny).
• Proces oceny i rejestracja wyników.
• Analiza, interpretacja wyników (powinny posłużyć później do układania planów współpracy z ocenianym dostawcą).
• Wnioski (podjęcie decyzji odnośnie do dalszej współpracy z dostawcą).

Istotne też jest, że ocenę dostawców powinno się wykonywać cyklicznie (nie jest to jednorazowe zadanie). Przemawia za tym fakt, że mogą się zmieniać zarówno nasze kryteria oceny, jak i stopień ich spełnienia przez dostawców. Wprowadzając więc system oceny dostawcy, należy zdecydować, jak często oceniać, a to będzie zależało od konkretnych dostawców.

Przykładowo nie ma sensu przeprowadzanie comiesięcznej oceny dostawcy, który dostarcza raz na dwa miesiące, ale w przypadku dostawcy dostarczającego codziennie jest już to jak najbardziej adekwatne (można wcześniej zareagować na ewentualne „wpadki”). Często wystarczająca okazuje się ocena raz w roku, jednak w tym przypadku należy wziąć pod uwagę, że nie tak łatwo będzie wiarygodnie odtworzyć współpracę z dostawcą, przedstawiając mu, jak konkretnie kształtowała się ona w czasie. W każdym razie, jaka dla danej firmy będzie właściwa częstotliwość przeprowadzania ocen, zazwyczaj okazuje się dopiero po dłuższym okresie stosowania danego systemu oceny.

Nie wszyscy dostawcy muszą podlegać ocenie. Firma sama musi odpowiedzieć sobie na pytanie, których dostawców oceniać. ISO 9001: 2000 w punkcie 7.4 mówi, że „rodzaj i zakres nadzoru nad dostawcą i zakupywanym wyrobem powinien zależeć od wpływu zakupywanego wyrobu na późniejszą realizację wyrobu lub wyrób finalny”.