Proces reklamowania towaru u dostawcy

Autor: Bartłomiej Zamostny
Data: 08-11-2014 r.

Przyjęcie towaru to najlepszy moment na ujawnienie niedoborów lub nadwyżek ilościowych oraz braków jakościowych i wad towarów. Niezgodną partię lub jej część należy wydzielić w celu prowadzenia dalszych działań np. reklamacyjnych.

Do uruchomienia procedury reklamacyjnej potrzebny jest protokół reklamacyjny. W wersji minimalnej powinien zawierać:

 
  • nazwę wyrobu reklamowanego,

  • ilość reklamowaną,

  • opis wady i

  • żądanie klienta.

Można korzystać z formularzy własnych lub pobranych z firmy, do której składana jest reklamacja. Wszystko zależy od ustaleń i przyjętych procedur. Najczęściej jednak taki protokół reklamacyjny wysyła się do działu obsługi klienta pocztą elektroniczną lub faksem. Reklamację można również kierować do przedstawiciela handlowego, z którym utrzymywany jest kontakt.

Procedura przeprowadzenia reklamacji, w tym dostaw nieprawidłowych i pomniejszonych:

  1. Należy sporządzić protokół powstałych niezgodności i przekazać reklamowany towar do magazynu depozytów.

  2. Należy zgłosić szkodę u dostawcy. Podstawą zgłoszenia jest protokół reklamacyjny.

  3. Należy zaczekać aż dostawca w ustalonym terminie rozpatrzy reklamację.

    • Jeśli reklamacja zostanie uznana przejdź do kroku 4.

    • Jeśli reklamacja nie zostanie uznana przejdź do kroku 5.

  4. Jeśli dostawca może naprawić towar na miejscu w zakładzie, powinno mu się to umożliwić, przy czym to on ponosi koszty naprawy. W przeciwnym przypadku należy odesłać mu wadliwe materiały, komponenty, aby u siebie dokonał niezbędnych poprawek. Jeśli chce się uniknąć opóźnień w produkcji, należy poprosić dostawcę o dostarczenie towarów zamiennych na czas reklamacji.

  1. W przypadku, gdy naprawa nie jest możliwa, należy zezłomować towar na koszt dostawcy. Trzeba przy tym pamiętać o wcześniejszym przygotowaniu protokołu złomowania. Dostawca powinien zrealizować dostawę uzupełniającą.

Do umowy partnerskiej z dostawcą warto wprowadzić ustalone zasady postępowania reklamacyjnego. Oto wybrane z nich:

  • Po wykryciu niezgodności w dostarczonych przez dostawcę towarach, odbiorca niezwłocznie informuje o tym dostawcę.

  • Dostawca zobowiązuje się natychmiast po otrzymaniu każdego zgłoszenia o niezgodności w dostawie (reklamacja, uwagi jakościowe, protokół niezgodności) podjąć niezbędne działania korygujące oraz przedstawić je w formie raportu 8D.

  • Wadliwe lub uszkodzone, zakwalifikowane jako nienadające się do wykorzystania w produkcji towary powinny być oznakowane oraz zablokowane w wyznaczonym polu odkładczym lub wydzielonej w magazynie strefie reklamacji (izolatorze braków).

  • Odbiorca każdorazowo odeśle do dostawcy na jego koszt zakwestionowane towary w celu umożliwienia przeprowadzenia analizy mającej na celu ustalenie przyczyny niezgodności.

  • Jeśli odbiorca będzie mógł sam naprawić towar, koszty naprawy pokryje dostawca.

  • W celu podtrzymania ciągłości produkcji odbiorca ma możliwość rozpoczęcia naprawy wadliwych towarów, przekazując jednocześnie informację reklamacyjną dostawcy.

  • Odbiorca zastrzega sobie prawo wynajęcia zewnętrznej firmy, do realizacji wymienionych prac naprawczych.

  • Dostawca zobowiązuje się pokryć koszty naprawy wadliwych towarów oraz faktyczne koszty dodatkowe (koszty transportu, złomowania, pakowania).

  • Zareklamowane przez klienta detale będą zablokowane w magazynie w strefie izolatora braków przez okres 21 dni roboczych. W ciągu tego czasu dostawca ma prawo do przeprowadzenia własnej analizy zareklamowanych towarów. Po tym czasie odbiorca złomuje towar, a uwagi dostawcy wniesione po tym okresie nie zostaną uwzględnione.

Każdy producent powinien określić i udokumentować sposób postępowania z reklamacjami zgaszonymi przez odbiorców wytwarzanych przez niego wyrobów.

Bartłomiej Zamostny

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Jak zatrzeć ślady po przeglądaniu Internetu?

pobierz

Wzór Polityki Bezpieczeństwa w ochronie danych osobowych

pobierz

Konfiguracja bezpieczeństwa. Windows 10

pobierz

10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu

pobierz

Polecane artykuły

Array ( [docId] => 36080 )
Array ( [docId] => 36080 )