Usprawnienie systemu obsługi reklamacji

Dzięki nim szybciej odnajdzie się właściwą odpowiedź i przekaże się ją czekającemu na reakcję klientowi.

Przykładem takiego programu informatycznego może być NNR-Pro (firmy DMS-Komputery), który pozwala na rejestrację zgłoszeń dotyczących:

• niezgodności wykrytych podczas kontroli,

• auditu nadzoru wyrobu lub nadzoru procesu,

• reklamacji wewnętrznych oraz

• reklamacji zgłaszanych przez klientów.

NNR-Pro przyspiesza wystawianie dokumentów reklamacyjnych (protokół reklamacyjny), a a także umożliwia analizę w szerokim zakresie zapisów (niezgodności, reklamacji) zawartych w rejestrach zgłoszeń.

Innym przykładem oprogramowania dla firm jest informatyczne narzędzie Ordino (firmy TOT.NET). Jest to specjalistyczne wielomodułowe oprogramowanie. Jeden z jego modułów dedykowany jest zarządzaniu procesami reklamacji od odbiorców.

Może on skuteczne usprawnić reklamacje w zakresie:

• przyjmowania reklamacji,

• ich rejestracji,

• rozliczania,

• kontaktowania się z osobami odpowiedzialnymi za proces reklamacji w przedsiębiorstwie,

• podejmowania działań natychmiastowych i długofalowych w zakresie podnoszenia jakości produktów.

Przeprowadzone w programie analizy umożliwiają określenie czynników wpływających na jakość wytwarzanych wyrobów. Ułatwiają też ustalenie przyczyny reklamacji. W oparciu o zarejestrowane dane można uzyskać raport informujący o ilości reklamowanej w rozbiciu na rodzaj wady.

  Dzięki programom informatycznym wspomagającym proces obsługi reklamacji można:

• wyeliminować dokumentację papierową,

• kontrolować stan realizacji zgłoszeń,

• analizować zgłoszone reklamacje,

• budować bazę wiedzy niezgodności i reklamacji – dzięki niej określisz działania naprawcze, efektywne ekonomicznie i prowadzące do poprawy produktywności,

• rozpoznawać niepożądane odstępstwa i trendy,

• wyodrębnić wyroby, które przynoszą straty z uwagi na złą jakość.