Po sierpniowych zmianach należy podawać pracownikom do wiadomości rozkłady czasu pracy na poszczególne okresy rozliczeniowe lub miesiące z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem. Niektórzy mówią, że oznacza to, że każdy pracownik musi otrzymać rozkład indywidualnie. Ale z pewności przepisy nie wymagają pokwitowania odbioru rozkładu.
Zgodnie z obowiązującymi od 23 sierpnia przepisami Kodeksu pracy, pracodawca musi tworzyć dla poszczególnych pracowników indywidualne rozkłady czasu pracy (harmonogramy, grafiki) na poszczególne okresy rozliczeniowe (albo części tych okresów, nie krótsze jednak niż 1 miesiąc). Jest zwolniony z tego obowiązku tylko wówczas, gdy:
rozkład jest stały i wynika z przepisów (także zakładowych, takich jak np. regulamin pracy) lub z obwieszczenia, które wydaje pracodawca zatrudniający mniej niż 20 osób, albo
pracownik jest zatrudniony w systemie zadaniowym lub
na wniosek pracownika stosuje się do niego systemy ruchomego czasu pracy i indywidualny rozkład czasu pracy (w wariancie, w którym to pracownik wybiera konkretne godziny pracy).
Lepiej powiadamiać pracowników indywidualnie
Rozkłady czasu pracy podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w zakładzie. Przykładowo: jeśli przyjęło się, że grafik godzin pracy pracodawca rozsyła drogą mailową, uznaje się, że jest to wypełnienie obowiązku jego przekazania pracownikom.
Dotychczas przyjmowano także, że możliwe jest zamieszczenie harmonogramu w specjalnym ogólnodostępnym miejscu (np. na tablicy ogłoszeń), pod warunkiem że:
miejsce to jest dostępne dla wszystkich objętych rozkładem osób i
cała załoga (także osoby nowo zatrudnione) wie, że właśnie w tym miejscu należy szukać rozkładu.
Jednak obecnie część specjalistów uważa, że po zmianach z 23 sierpnia wywieszenie rozkładu na tablicy ogłoszeń, na specjalnej stronie w Internecie czy na firmowej sieci nie wystarczy. Przepis stanowi bowiem, że „pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład”. Czytając go dosłownie, należałoby więc powiadomić każdego pracownika z osobna, np. mailem czy poprzez wręczenie wydruku z grafikiem na dany okres rozliczeniowy lub miesiąc. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby wysłać jeden (ten sam) mail z grafikiem dla całego działu.
Uwaga: informację o nowym rozkładzie trzeba przekazać co najmniej na tydzień przed jego wejściem w życie.
Potwierdzanie nie jest konieczne
Prawo nie ustanawia natomiast obowiązku uzyskania od pracowników potwierdzenia, że zapoznali się z rozkładem czasu pracy. Wystarczy więc wykazać, że prawidłowo podano rozkład do wiadomości konkretnych osób. Jeśli pracodawca chce, może jednak wymagać od pracownika potwierdzenia odbioru – zwłaszcza że bywa to przydatne do celów dowodowych.
Podstawa prawna: art. 129, art. 140[1], art. 150 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).
Szymon Sokolik
Zobacz także:
Więcej na temat nowych obowiązków pracodawcy wprowadzonych nowelizacją czasu pracy z sierpnia 2013 r. można przeczytać w Aktualnościach kadrowych.
