Sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy ustala pracodawca

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:

• kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
• imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
• kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Przepisy regulujące zasady ewidencjonowania czasu pracy nie narzucają pracodawcy metod prowadzenia kart ewidencyjnych. Nie ma też obowiązku stosowania jakichś konkretnych symboli. Ważne jest jedynie, aby w karcie zostały zawarte informacje wymagane przez prawo. Do pracodawcy należy więc wybór stosowanego u niego symbolu dla oznaczenia np. urlopu okolicznościowego.

Zawsze konkretna liczba godzin

Karta ewidencji czasu pracy powinna odzwierciedlać rzeczywisty czas pracy pracownika. W związku z tym, należy w niej wskazać konkretną liczbę godzin, jak została zaplanowana do przepracowania w dniu, w którym pracownik np. wykorzystywał urlop okolicznościowy. Co prawda w systemie podstawowym czasu pracy, w którym wymiar dobowy czasu pracy wynosi zawsze 8 godzin, nawet jeśli pracodawca wpisze wyłącznie fakt nieobecności w danym dniu (bez liczby godzin) i tak będzie jasne, ile godzin pracownikowi pozostało do przepracowania. Jednak już w systemie równoważnym, w którym wymiar dobowy jest zmienny, niepodanie liczby godzin urlopu okolicznościowego spowoduje, że pracodawcy trudno będzie ustalić liczbę godzin pozostałych do przepracowania.

Podstawa prawna:

• art. 149 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
• § 8, § 8a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.).

Jakub Ziarno