W sporze o nadgodziny dowodem może być nie tylko ewidencja

Data: 24-02-2014 r.

W postępowaniu sądowym o ustalenie pracy w nadgodzinach ewidencja czasu pracy jest ważnym dowodem. Przy czym poświadczać faktyczne godziny pracy mogą również inne dokumenty – w tym np. raporty służbowe, billingi telefoniczne. Zawłaszcza, gdy w ewidencji czasu pracy są błędy, lub wcale jej nie ma.

Ciężar dowodu, czyli obowiązek udowodnienia w zakresie czasu wykonywania pracy, spoczywa zaś zarówno na pracowniku, który dochodzi przed sądem roszczeń z tego tytułu (art. 6 Kodeksu cywilnego), jak i na pracodawcy, który jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy (art. 149 Kodeksu pracy). Tak wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 23 listopada 2001 r. (I PKN 678/00).

W analizowanej przez Sąd Najwyższy sprawie pozwany pracodawca oświadczył sądowi, że ewidencja czasu pracy zaginęła. Sąd uznał, że w takiej sytuacji należy badać wszystkie dostępne dokumenty potwierdzające liczbę przepracowanych godzin. Natomiast fakt zgubienia dokumentacji obciąża pracodawcę, ponieważ na nim spoczywa ciężar prawidłowego prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Warto również wskazać na nowsze orzecznictwo Sądu Najwyższego w kwestii negatywnych dla pracodawcy skutków nieprowadzenia bądź nieprawidłowego prowadzenia ewidencji w razie, gdyby między stronami doszło do sporu sądowego, np. o zapłatę za pracę nadliczbową. I tak w wyroku z 9 lipca 2009 r. (II PK 34/09) Sąd Najwyższy orzekł, że jeśli pracodawca nie prowadził rzetelnie ewidencji czasu pracy, może ponieść niekorzystne dla siebie skutki procesowe wówczas, gdy pracownik, żądając zapłaty za nadgodziny, wykaże za pomocą innych dowodów niż dokumentacja dotycząca czasu pracy, że faktycznie pracował ponad ustalone normy czasu pracy. Może się posłużyć np.:

różnego rodzaju raportami sporządzanymi na potrzeby pracodawcy, zawierającymi informacje o czasie pracy,
billingami ze służbowych rozmów telefonicznych prowadzonych z miejsca pracy,
wysyłanymi w czasie pracy służbowymi e-mailami,
książkami wejść i wyjść z pracy czy
wydrukami z elektronicznego systemu rejestrującego przybycie i wyjście z pracy.

Pracownik może też prowadzić własne notatki dotyczące czasu pracy i jest ryzyko, że sąd weźmie je pod uwagę, rozstrzygając spór o nadgodziny. Jak bowiem czytamy w wyroku Sądu Najwyższego z 19 czerwca 2008 r. (II PK 345/07), dowód z prowadzonej przez pracownika ewidencji czasu pracy jest wprawdzie „nietypowy”, jednakże – wobec niewykonania obowiązku w tym zakresie przez pracodawcę – sąd, celem dokonania ustaleń, musi korzystać z wszelkich środków dowodowych.

Podstawa prawna: art. 149 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).

Grażyna Mazur

Zobacz także:

Tagi: ewidencja czasu pracy, nadgodziny