To, jakie reguły polecania i rozliczania podróży służbowych obowiązują pracodawcę, będzie zależało m.in. od tego, czy należy on do sfery budżetowej, czy też jest pracodawcą prywatnym. Ten drugi może określić te kwestie np. w regulaminie wynagradzania. Musi tylko stosować ograniczenia odnośnie do minimalnej wysokości diet i pamiętać, że pracownik nie powinien ponosić kosztów pracy.
Pracodawca należący do sfery budżetowej w odniesieniu do delegacji bezpośrednio stosuje przepisy obowiązującego od początku marca br. rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, zwanego w dalszej części rozporządzeniem w sprawie delegacji. Nie ma on bowiem możliwości wprowadzenia odstępstw od wskazanych przepisów, i to:
- zarówno na niekorzyść pracowników (byłoby to pogorszenie sytuacji pracowników w stosunku do tego, co przewidują przepisy prawa pracy), jak i
- na ich korzyść (stanowiłoby to naruszenie dyscypliny finansów publicznych poprzez wypłacanie wyższych należności od tych przysługujących zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie delegacji).
Inaczej wygląda sytuacja pracodawcy spoza sfery budżetowej. Określa on warunki wypłacania pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej w:
- układzie zbiorowym pracy lub
- regulaminie wynagradzania albo
- umowie o pracę (jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania).
Dopiero gdy takich regulacji wewnętrznych u pracodawcy prywatnego nie wprowadzono, obowiązują go przepisy rozporządzenia w sprawie delegacji. Jeśli więc pracodawca prywatny chce indywidualnie uregulować kwestię rozliczania w jego zakładzie podróży służbowych, powinien wprowadzić odpowiednie zapisy np. w regulaminie wynagradzania. Trzeba jedynie stosować wówczas ograniczenia odnośnie do minimalnej wysokości diet oraz pamiętać, że z zasady pracownik nie powinien ponosić kosztów pracy. Dzięki temu można nie tylko ograniczyć koszty delegacji, ale też doprecyzować niektóre kwestie związane z ich rozliczaniem.
Podstawa prawna: rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 137).
Marek Rotkiewicz, prawnik, wykładowca na szkoleniach dotyczących m.in. tematyki podróży służbowych
Zobacz również:
