Czy trzeba korygować podatkowe rozliczenie ekwiwalentu zawartego bez umowy

Artykuł 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT stanowi, że ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Przepis ten nie wprowadza wymogu wykazania fiskusowi zawarcia umowy między filharmonią a muzykiem (np. na używanie przez muzyka własnych skrzypiec). Jednak od 1 stycznia 2016 r. umowa taka jest wymagana na podstawie ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej i aktu wykonawczego wydanego na tej podstawie. Artykuł 31 ust. 2 tej ustawy stanowi, że pracownikowi artystycznemu, który używa w pracy, za zgodą pracodawcy, własnego instrumentu lub własnych akcesoriów do instrumentu, ubioru scenicznego, rekwizytu lub narzędzi, przysługuje ekwiwalent pieniężny za ich używanie.

Trzeba jeszcze uwzględnić art. 26a tej ustawy, który wprowadza dwie normy:

1. W sprawach nieuregulowanych w ustawie do pracowników instytucji kultury stosuje się przepisy Kodeksu pracy.

2. Osoba zatrudniona w instytucji kultury do wykonywania pracy polegającej na tworzeniu, opracowywaniu lub artystycznym wykonywaniu utworów w dziedzinie teatru, muzyki, tańca, filmu lub innych sztuk audiowizualnych jest pracownikiem artystycznym.

Dla ekwiwalentu istotny jest druga norma określająca, kto jest pracownikiem artystycznym. Wskazuje ona, kto jest uprawniony do otrzymania ekwiwalentu.

Istotny jest także art. 31d uodk. Przepis ten wprowadza 3 zasady:

1. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, warunki ustalania m.in. prawa do ekwiwalentu pieniężnego i jego wysokości.

2. W przypadku gdy w instytucji kultury nie jest zawarty układ zbiorowy pracy, warunki wynagradzania za pracę oraz stanowiska pracy w tej instytucji określa jej dyrektor w regulaminie wynagradzania.

3. Zasady wynagradzania za pracę pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury i przyznawania im innych świadczeń związanych z pracą określone w ustawie obowiązują do czasu objęcia ich układem zbiorowym pracy lub regulaminem wynagradzania.

Przepis jest więc podstawą do wydania rozporządzenia. Zostało ono wydane 25 października. Nosi nazwę „rozporządzenie o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej”. Na podstawie § 3 tego rozporządzenia warunkiem ustalenia prawa do ekwiwalentu pieniężnego, w tym jego wysokości, z tytułu używania w pracy przez pracownika artystycznego własnego instrumentu, akcesoriów do instrumentu, ubioru scenicznego, rekwizytu lub narzędzi, jest zawarcie przez pracodawcę z pracownikiem umowy o używaniu w pracy przez pracownika artystycznego własnego instrumentu, akcesoriów do instrumentu, ubioru scenicznego, rekwizytu lub narzędzi. Umowa ta powinna zawierać:

• oświadczenie pracownika o prawie do własności rzeczy,
• określenie zasad i sposobu używania rzeczy przez pracownika,
• określenie wysokości ekwiwalentu pieniężnego z tytułu używania rzeczy przez pracownika, uwzględniającej koszty poniesione przez pracownika w związku z zakupem lub utrzymaniem w należytym stanie rzeczy, w tym w szczególności normy zużycia rzeczy lub jego cenę rynkową,
• termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego.

Literalna analiza art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT wskazuje na to, że umowa pisemna między filharmonią a muzykami jako warunek skorzystania z tego zwolnienia jest niepotrzebna. Nie ma jednak jeszcze ukształtowanej linii interpretacyjnej nowych przepisów w ustawie z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Istnieje więc ryzyko, że organy podatkowe nie będą uznawały świadczenia wypłacone bez spełnienia wymogów tej ustawy za ekwiwalent. Dlatego też warto się zabezpieczyć przed tym zagrożeniem.

Sposobem na skorygowanie błędu opisanego w pytaniu jest zawarcie pisemnej umów według zasad wymaganych przez prawo, np. w kwietniu 2016 roku z adnotacją wskazującą, że umowa ta potwierdza w formie pisemnej warunki porozumienia realizowanego przez filharmonią z muzykiem od 1 stycznia 2016 r. W umowie warto należy dodać zapis „umowa obowiązuje od 1 stycznia 2016 r.”.