Jak prowadzić ewidencję sprzedaży z urządzeń automatycznych

Przychodów ze sprzedaży z automatu instytucja kultury nie ewidencjonuje za pomocą kasy fiskalnej. Dostawa produktów (rzeczy) dokonywana przy użyciu urządzeń służących do automatycznej sprzedaży, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar, jest zwolniona z obowiązku ewidencji za pomocą kasy fiskalnej (poz. 39 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących). Chociaż ośrodek kultury o nie ma obowiązku stosowania kasy fiskalnej, sprzedaż kawy z automatu musi wprowadzić do ksiąg rachunkowych.

Żadne przepisy nie precyzują, w jakiej formie należy prowadzić ewidencję sprzedaży niewymagającej faktury, a taką właśnie jest sprzedaż z automatu kawy, napojów czy też innych towarów.

Do ksiąg rachunkowych zdarzenia wprowadza się na podstawie dokumentów księgowych. A zatem ośrodek kultury powinien stworzyć odpowiedni dokument wewnętrzny. Moim zdaniem, raport z pobrania gotówki z automatu jest wystarczającym dokumentem, o ile posiada wszystkie cechy dowodu księgowego wymienione w art. 21 ust. 1 uor. Jednak może to być inny dokument wewnętrzny sporządzony przez instytucję kultury.

Ważne, aby sposób dokumentowania i ewidencjonowania sprzedaży kawy z automatu ośrodek kultury opisał w swojej polityce rachunkowości.

W księgach rachunkowych na podstawie dowodu wewnętrznego ujmuje się zapis:

• Wn 100 „Kasa”,
• Ma 700 „Sprzedaż produktów” lub 730 „Sprzedaż towarów”.

Co do częstotliwości opróżniania automatu z pieniędzy, to moim zdaniem nie powinno to następować rzadziej niż raz na miesiąc (choćby ze względu na prawidłowe rozliczenie podatku dochodowego – na koniec miesiąca).