Kto prowadzi dokumentację pracowniczą dyrektora instytucji kultury

Do podstawowych obowiązków pracodawcy należy w szczególności prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników oraz przechowywanie dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Jeżeli więc dyrektor instytucji kultury jest jej pracownikiem, to teczka akt osobowych i pozostała dokumentacja pracownicza (w tym płacowa, podatkowa i ubezpieczeniowa) dyrektora powinna być prowadzona i przechowywana w tej instytucji.

Organizator instytucji kultury (np. urząd gminy) nie może prowadzić teczki akt osobowych dyrektora gminnej instytucji kultury. Prowadzenie akt osobowych przez urząd gminy, urząd miasta czy wreszcie przez ministerstwo lub urząd, którego kierownik (minister) jest organizatorem instytucji kultury, jest także nieprawidłowe z tego względu, że akta prowadzi w istocie jakiś urząd – jednostka organizacyjna – niemająca nic wspólnego z instytucją kultury jako taką.Zauważmy, że dyrektora nie powołuje urząd gminy czy miasta albo ministerstwo, ale podmiot kierujący tymi urzędami – wójt, burmistrz, czy minister. To on jest organem powołującym, zaś urzędy są jednostkami, za pomocą których wskazany podmiot-organ administracji publicznej i organizator instytucji kultury wykonuje swoje czynności.

Chodzi tu chociażby o przyjmowanie wniosków urlopowych i udzielanie urlopów, wystawianie poleceń wyjazdów służbowych (tzw. delegacji) itp. Tu problematyczną kwestią jest to, że dyrektor – jako jednoosobowy kierownik instytucji – nie ma „nad sobą” nikogo, kto byłby zwierzchnikiem w tym sensie, aby mógł wydawać dyrektorowi wiążące i bezpośrednie polecenia służbowe w bieżącej pracy. Z kolei przyjmuje się, że wystawianie „samemu sobie” określonych dokumentów jest wadliwe. Pośrednio wynika to z obowiązującego zakazu dokonywania czynności prawnych z samym sobą, wyrażonego w art. 108 Kodeksu cywilnego.

Zgodnie z wyrokiem SN z 18 października 2011 r. (sygn. akt III PK 19/11,OSNP 2012/21-22/258) do wykonywania czynności bieżących z zakresu prawa pracy w stosunku do dyrektora może być wyznaczona inna osoba. Tą inną osobą może być tak inny pracownik zarządzający danej instytucji kultury (np. zastępca dyrektora, główny księgowy), jak i osoba pełniąca funkcję organizatora – organu państwowego lub samorządowego.

• Art. 94 pkt 9a–9b ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).
• Art. 15 ust. 1 ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn.; Dz.U. z 2012 r. poz. 406 ze zm.).