Dodatkowego urlopu macierzyńskiego udziela się na pisemny wniosek pracownika, składany w terminie nie krótszym niż 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z niego. Wniosek złożony z zachowaniem wskazanego 14-dniowego terminu jest dla pracodawcy bezwzględnie wiążący.
Gdy pracownik złoży wniosek o dodatkowy urlop macierzyński z zachowaniem terminu, trzeba go uwzględnić i udzielić urlopu, niezależnie od zaistniałych w firmie okoliczności (np. nawet w razie trudności ze znalezieniem czasowego zastępstwa za wnioskującego podwładnego).
Pracownik musi mieć na względzie, że dodatkowy urlop macierzyński może zostać udzielony tylko bezpośrednio po wykorzystaniu obligatoryjnego urlopu macierzyńskiego. Nie może zatem być między nimi choćby jednego dnia przerwy. Dotyczy to także wykorzystywania dodatkowego urlopu macierzyńskiego w częściach - druga część musi następować bezpośrednio (czyli bez choćby jednego dnia przerwy) po pierwszej części.
Przykład: urlop macierzyński pracownicy kończy się 21 września (w sobotę). Jeżeli zamierza ona korzystać z dodatkowego urlopu macierzyńskiego, to musi się on rozpocząć 22 września (w niedzielę). A zatem wniosek o ten urlop musi zostać złożony najpóźniej 7 września. (w sobotę). Nie ma znaczenia, że są to dni wolne od pracy; decyduje data zakończenia urlopu macierzyńskiego.
Pracownik może oczywiście złożyć wniosek o udzielenie dodatkowego urlopu macierzyńskiego z dłuższym wyprzedzeniem niż 14-dniowe, np. na 3 tygodnie przed tym urlopem. Dokument złożony wcześniej niż nakazują przepisy także jest dla pracodawcy wiążący. Powinien on udzielić urlopu w terminie określonym we wniosku, jednakże zawsze tylko bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego. Jeżeli zaś dodatkowy urlop macierzyński jest wykorzystywany w częściach - druga część dodatkowego urlopu macierzyńskiego może być udzielona tylko bezpośrednio po zakończeniu pierwszej części tego urlopu.
Natomiast złożenie przez pracownika
wniosku w terminie krótszym niż 14 dni przed planowanym rozpoczęciem dodatkowego urlopu macierzyńskiego nie wiąże pracodawcy (nie ma obowiązku udzielania urlopu we wskazanym we wniosku terminie). Jeżeli więc pracownik spóźni się z wnioskiem i dlatego pracodawca go nie uwzględni, to w praktyce pracownik utraci prawo do dodatkowego urlopu macierzyńskiego. Z przepisu wprost bowiem wynika, że udzielenie dodatkowego urlopu macierzyńskiego jest dopuszczalne tylko bezpośrednio po urlopie macierzyńskim.
Podstawa prawna: art. 182[1] ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).
