- jakie są zasady korzystania z należących do niego komputerów (w szczególności - czy i kiedy dopuszczalne jest używanie ich do celów prywatnych) i
- w jaki sposób zamierza kontrolować przestrzeganie tych zasad przez pracowników.
Zasady wykorzystywania służbowych komputerów można uregulować w specjalnym regulaminie lub procedurze poświęconej temu konkretnemu zagadnieniu. Ale stosowne postanowienia mogą być również częścią regulaminu pracy, umowy o pracę z danym pracownikiem albo pisemnej informacji wręczanej każdemu pracownikowi. Wybór należy do pracodawcy. W takim dokumencie pracodawca może uregulować rozmaite aspekty korzystania ze sprzętu komputerowego przez pracowników – w zależności od tego, jakie są jego konkretne potrzeby i oczekiwania. W praktyce najczęściej reguluje się:
- wyraźne zobowiązanie pracownika do tego, aby używał sprzętu komputerowego zgodnie z jego instrukcją oraz zasadami BHP;
- nałożenie na pracownika obowiązku niezwłocznego zgłaszania bezpośredniemu przełożonemu wszelkich przypadków zniszczenia lub zagubienia powierzonego sprzętu;
- zakaz samowolnego demontowania sprzętu przez pracownika, a także zakaz montowania na nim własnych urządzeń i części bez zgody pracodawcy;
- zakaz instalowania na sprzęcie własnego oprogramowania bez wiedzy pracodawcy oraz zakaz kopiowania i rozpowszechniania oprogramowania należącego do pracodawcy;
- szczegółowe zasady korzystania ze służbowego adresu mailowego (np. zakaz wykorzystywania go do prywatnej korespondencji i udostępniania osobom trzecim w celach innych niż zawodowe, obowiązek korzystania z hasła służbowego do zalogowania);
- szczegółowe zasady korzystania z Internetu (np. zakaz korzystania z sieci internetowej w celach prywatnych, zakaz ściągania plików, które mogą stanowić dla systemu zagrożenie zawirusowaniem);
- szczegółowe zasady dotyczące kopiowania służbowych dokumentów elektronicznych (np. zakaz kopiowania takich dokumentów na prywatne nośniki informacji i wynoszenia ich poza miejsce pracy).