Kontrola służbowych komputerów

Data: 25-11-2013 r.

Przyjmuje się, że kontrolowanie przez pracodawcę wykorzystania przez pracownika służbowego komputera jest dopuszczalne. Jest jednak jeden warunek. Pracownik musi zostać uprzednio o tym poinformowany przez pracodawcę.

 
Pracodawca powinien jasno określić:
  • jakie są zasady korzystania z należących do niego komputerów (w szczególności - czy i kiedy dopuszczalne jest używanie ich do celów prywatnych) i
  • w jaki sposób zamierza kontrolować przestrzeganie tych zasad przez pracowników.

Zasady wykorzystywania służbowych komputerów można uregulować w specjalnym regulaminie lub procedurze poświęconej temu konkretnemu zagadnieniu. Ale stosowne postanowienia mogą być również częścią regulaminu pracy, umowy o pracę z danym pracownikiem albo pisemnej informacji wręczanej każdemu pracownikowi. Wybór należy do pracodawcy. W takim dokumencie pracodawca może uregulować rozmaite aspekty korzystania ze sprzętu komputerowego przez pracowników – w zależności od tego, jakie są jego konkretne potrzeby i oczekiwania. W praktyce najczęściej reguluje się:

  • wyraźne zobowiązanie pracownika do tego, aby używał sprzętu komputerowego zgodnie z jego instrukcją oraz zasadami BHP;
  • nałożenie na pracownika obowiązku niezwłocznego zgłaszania bezpośredniemu przełożonemu wszelkich przypadków zniszczenia lub zagubienia powierzonego sprzętu;
  • zakaz samowolnego demontowania sprzętu przez pracownika, a także zakaz montowania na nim własnych urządzeń i części bez zgody pracodawcy;
  • zakaz instalowania na sprzęcie własnego oprogramowania bez wiedzy pracodawcy oraz zakaz kopiowania i rozpowszechniania oprogramowania należącego do pracodawcy;
  • szczegółowe zasady korzystania ze służbowego adresu mailowego (np. zakaz wykorzystywania go do prywatnej korespondencji i udostępniania osobom trzecim w celach innych niż zawodowe, obowiązek korzystania z hasła służbowego do zalogowania);
  • szczegółowe zasady korzystania z Internetu (np. zakaz korzystania z sieci internetowej w celach prywatnych, zakaz ściągania plików, które mogą stanowić dla systemu zagrożenie zawirusowaniem);
  • szczegółowe zasady dotyczące kopiowania służbowych dokumentów elektronicznych (np. zakaz kopiowania takich dokumentów na prywatne nośniki informacji i wynoszenia ich poza miejsce pracy).

Wszelkie regulacje wydawane przez pracodawcę powinny mieć formę pisemną. Brak takiej formy nie powoduje ich nieważności, jednak w razie ewentualnego sporu może stanowić przeszkodę w udowodnieniu, że pracownik został należycie poinformowany o zasadach korzystania ze sprzętu komputerowego.

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych stoi na stanowisku, że pracodawca ma prawo kontrolować aktywność pracownika w systemach komputerowych, ale zawsze powinien z góry uprzedzić o tym podwładnego. „W każdym (…) przypadku, gdy pracodawca zdecyduje się na kontrolowanie pracowników (…), pracodawca powinien poinformować pracownika o zakresie i celu prowadzonej kontroli. Informacja taka powinna zostać przekazana przed rozpoczęciem działań kontrolnych” – wynika z materiałów zamieszczonych na www.giodo.gov.pl.


Tagi: giodo

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

30 najciekawszych pytań z prawa pracy

pobierz

Różnicowanie wynagrodzeń na takich samym stanowiskach

pobierz

Dokumentacja pracownicza

pobierz

Pracownik może krytykować decyzje szefa, ale nie jego osobę

pobierz

Polecane artykuły

Array ( [docId] => 33301 )
Array ( [docId] => 33301 )