Zarówno w przypadku delegacji krajowej, jak i zagranicznej pracodawca powinien zwrócić pracownikowi udokumentowane koszty noclegu. Jeśli pracownik nie udokumentował ich, a pracodawca nie zapewnia mu bezpłatnego noclegu w delegacji, należy się ryczałt noclegowy.
W Polsce ryczałt noclegowy wynosi 45 zł za każdy nocleg. Za granicą stanowi on 25% limitu noclegowego, który rozporządzenie delegacyjne przyznaje dla danego państwa. Koszty noclegu można rozliczyć według metody 5 kroków.
Zwrot kosztów i ryczałt noclegowy nie przysługują za czas przejazdu (jeśli np. pracownik w nocy jechał pociągiem). W delegacji krajowej nie wypłaca się ich także wówczas, gdy pracownik może codziennie powracać do miejscowości stałego pobytu.
Zdarza się, że pracownik zorganizował sobie nocleg w delegacji u krewnych lub znajomych. Wówczas pracodawca, który nie zapewnił noclegu, również musi zapłacić ryczałt noclegowy
Przykład:
Pracownica była 5 dni w delegacji w Monachium. Nie przedłożyła rachunku, gdyż spała u ciotki. Choć nie płaciła za nocleg, otrzyma ryczałt 187,5 euro (150 euro x 25% x 5).
