Każdy pracodawca, u którego funkcjonuje ZFŚS, ma obowiązek opracowania regulaminu gospodarowania środkami tego funduszu. Nie ma tu znaczenia, czy ZFŚS tworzony jest obowiązkowo, czy też na zasadach dobrowolności.
Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych bardzo ogólnikowo określa zasady i warunki korzystania ze środków tego funduszu. Szczegółowo temat ten powinien być natomiast opisany w regulaminie obowiązującym u danego pracodawcy.
Przypomnijmy, że ZFŚS generalnie muszą utworzyć pracodawcy zatrudniający na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników, w przeliczeniu na pełne etaty. Z kolei pracodawcy zatrudniający 1 stycznia mniej niż 20 pracowników, w przeliczeniu na pełne etaty, mogą utworzyć ZFŚS na ogólnych zasadach lub wypłacać tzw. świadczenie urlopowe.
Zauważmy, że jest tu mowa nie o faktycznym zatrudnieniu, lecz o liczbie zatrudnionych po przeliczeniu na pełne etaty. Zdarza się, że pracodawcy przy ustalaniu obowiązku tworzenia ZFŚS przyjmują faktyczną liczbę zatrudnionych, co jest błędem.
Przykład: Na dzień 1 stycznia 2013 r. pracodawca spoza sfery budżetowej zatrudniał 26 pracowników, przy czym tylko 8 osób było zatrudnionych na pełnym etacie. Pozostałych 18 pracowników zatrudnionych było w niepełnym wymiarze czasu pracy, z czego 12 osób miało umowy na 1/4 etatu, a 6 na 1/2 etatu. Po przeliczeniu na pełne etaty stan załogi wynosił
więc 14 osób (8 + 3 + 3). Mimo zatrudniania na 1 stycznia br. 26 pracowników pracodawca ten nie musi tworzyć ZFŚS, ponieważ stan załogi po przeliczeniu na pełne etaty nie osiągał wymaganych 20 pracowników.
Obie grupy pracodawców mogą też, za zgodą przedstawicieli załogi, podjąć decyzję o rezygnacji z tworzenia ZFŚS. Prawa takiego nie mają natomiast pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Nie mogą oni także zadecydować o zastąpieniu ZFŚS świadczeniem urlopowym. Zakłady pracy należący do sfery budżetowej muszą bowiem utworzyć ZFŚS, i to bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników (ustawy o funduszu socjalnym).
Projekt regulaminu ZFŚS powinien być uzgodniony z działającymi w firmie związkami zawodowymi. W sytuacji gdy u pracodawcy nie działają związki zawodowe, treść regulaminu powinna być uzgodniona z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Fakt wyboru reprezentanta załogi powinien znaleźć odbicie w dokumencie pisemnym, np. protokole lub notatce służbowej.
Przykład: W związku z tym, że w firmie nie działają związki zawodowe, pracodawca samodzielnie opracował i ogłosił jako obowiązujący regulamin ZFŚS. Postępowanie to jest nieprawidłowe i będzie zakwestionowane w razie kontroli PIP. Pracodawca powinien bowiem doprowadzić do wyboru przez załogę jej reprezentanta i z nim uzgodnić treść regulaminu, a dopiero później wprowadzić ten regulamin w życie poprzez ogłoszenie treści w przyjęty w firmie sposób.
Podstawa prawna
- Art. 3 ust. 1 i 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.).
- Art. 27 ust. 1, art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.).
Bogdan Majkowski, specjalista w zakresie wynagrodzeń
Zobacz także:
