Plan urlopów zatwierdza pracodawca

Do sporządzania planu urlopów zobowiązany jest pracodawca. W praktyce jednak rzadko zdarza się, że sporządzeniem planu pracodawca zajmuje się osobiście, w szczególności gdy firma liczy kilkudziesięciu lub nawet kilkuset pracowników. Niezależnie od wielkości firmy pracodawca ma prawo polecić wykonanie takiego planu innej osobie.

Najczęściej spotyka się sytuacje, w których to kierownicy działów lub brygadziści są odpowiedzialni za zebranie wniosków pracowników i ułożenie planu urlopów w taki sposób, by cały dział mógł normalnie funkcjonować w czasie urlopu poszczególnych pracowników.

Sporządzony przez kierownika, brygadzistę lub inną upoważnioną osobę plan urlopów podlega zatwierdzeniu przez:

• pracodawcę (jeśli jest osobą fizyczną) lub
• osobę reprezentującą pracodawcę (w przypadku gdy pracodawca nie jest osobą fizyczną), np. prezesa lub wiceprezesa zarządu, dyrektora regionalnego, bądź
• osobę wyznaczoną przez pracodawcę do prowadzenia spraw pracowniczych, np. głównego specjalistę w dziale kadr.

Zatwierdzenie planu urlopów ma na celu przede wszystkim dokonanie ostatecznej kontroli, czy udzielenie urlopów w terminach wskazanych w planie (lub planach poszczególnych działów) będzie możliwe bez potrzeby ograniczania pracy całego zakładu oraz czy odbywa się zgodnie z prawem.

Kontrola PIP

Prawidłowość ustalenia wymiaru urlopu, a także sposób i termin jego udzielenia, podlega kontroli inspektora pracy. W trakcie kontroli inspektor może zażądać okazania planu urlopów. Pracodawca, który pomimo obowiązku utworzenia planu urlopów nie utworzył go, może spodziewać się wystąpienia inspektora zobowiązującego go do ustalenia planu. Inspektor pracy nie może za brak planu urlopów wręczyć pracodawcy mandatu.

Przechowywanie planu urlopów wypoczynkowych

Jeżeli pracodawcą jest organ państwowy lub samorządowy, państwowa lub samorządowa jednostka organizacyjna, wówczas mają one obowiązek przechowywania planu urlopów przez okres dwóch lat (rozporządzenie w sprawie postępowania z dokumentacją).

W stosunku do pracodawców niepaństwowych brak jest ogólnie obowiązujących przepisów regulujących okres przechowywania planów urlopowych. W związku z czym pracodawcy prywatni powinni samodzielnie ustalić okres przechowywania planów, przy czym okres ten powinien odpowiadać co najmniej okresowi przedawnienia roszczeń w sprawach związanych z urlopem pracowników, tj. wynosić 3 lata od zakończenia roku kalendarzowego, na który sporządzane były plany urlopowe.

Plan urlopów może stanowić jeden z dowodów na to, że pracownik wykorzystał urlop. Istnieje bowiem domniemanie, że pracownik wykorzystał urlop w terminie wskazanym w planie. Jednak pracownik może wykazać, że pomimo rozplanowania przysługującego mu urlopu wypoczynkowego nie był w stanie go wykorzystać.

Zaplanowany urlop może zostać przesunięty zarówno na wniosek pracownika, jak i z inicjatywy pracodawcy w przypadku wystąpienia szczególnych potrzeb firmy (gdyby nieobecność pracownika spowodowała poważne zakłócenia toku pracy).

Ponadto zaplanowany urlop nie rozpocznie się lub rozpoczęty przerywa się „automatycznie” (bez potrzeby składania przez pracownika dodatkowych wniosków) np. w razie choroby pracownika.

Przepisy prawa pracy nie określają także szczególnego sposobu przechowywania planów urlopowych, a zatem do przechowywania tego dokumentu można użyć osobnej teczki lub segregatora, tak aby w razie potrzeby można było łatwo odnaleźć konkretny plan.