Porozumienie przenoszące urlop trzeba podpisać przed końcem umowy

Jeśli łącząca strony umowa o pracę kończy się, a pracownik ma niewykorzystany urlop, z dniem jej zakończenia powstaje obowiązek zapłaty ekwiwalentu pieniężnego za każdy dzień takiego urlopu. Jest jednak wyjątek, kiedy ekwiwalentu nie trzeba płacić. Mianowicie, jeśli strony zawierają kolejną umowę o pracę (wszystko jedno: terminową lub bezterminową) bezpośrednio po poprzedniej, mogą zawrzeć porozumienie przenoszące urlop na kolejną umowę.

Art. 171 § 3 Kodeksu pracy wyraźnie wskazuje na porozumienie stron. Pracodawca nie może więc sam, bez zgody pracownika, przenieść urlopu.

Przepisy nic nie wspominają natomiast o tym, w jakiej formie porozumienie przenoszące urlop ma być zawarte. Może ona więc być dowolna, byle tylko pracodawca był w stanie udowodnić, że do porozumienia doszło. Niekiedy za dorozumiane porozumienie uznaje się sytuację w której np. pracownik złożył wniosek o wykorzystanie urlopu w trakcie kolejnej umowy, a pracodawca go zaakceptował. Występuje tu zgoda obu stron, więc inspektor pracy nie powinien nakazywać wypłaty ekwiwalentu. Niemniej jednak najlepiej – choćby dla celów dowodowych – przygotować druk porozumienia przenoszącego urlop i wypisywać go przy zawieraniu kolejnej umowy o pracę.

Natomiast nie można uznać, że porozumienie następuje automatycznie (np. że pracownik nie domaga się ekwiwalentu, więc zgodził się na przeniesienie urlopu). Taka interpretacja jest bardzo ryzykowna.