Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, a jeżeli taki plan nie jest u pracodawcy sporządzany (dotyczy to pracodawców, u których nie działają związki zawodowe oraz tych, u których organizacje związkowe wyraziły zgodę na rezygnację z tworzenia planu), po porozumieniu z pracownikiem.
Decydując o terminie wykorzystania przez pracownika urlopu pracodawca bierze pod uwagę zarówno wniosek pracownika, w którym wskazuje on datę planowanego odpoczynku, jak również konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
To pracodawca ostatecznie decyduje, czy zgodzi się na propozycję pracownika dotyczącą daty urlopu. Może on także ją nieco zmodyfikować. Uprawnienie to nie daje mu jednak prawa do wysłania pracownika na urlop wypoczynkowy wbrew jego woli. Wyjątek w tym zakresie dotyczy urlopu:
- zaległego oraz
- w okresie wypowiedzenia.