Pracodawca musi udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył prawo do niego. Dotyczy to każdego rodzaju urlopu wypoczynkowego (np. pierwszego urlopu w karierze pracownika, urlopu uzupełniającego) a także na przykład dodatkowego urlopu pracownika niepełnosprawnego.
Zaległy urlop wypoczynkowy - wyjątkowo
Opisywana tu zasada nie jest bezwzględna, bowiem Kodeks pracy (w art. 168) dopuszcza istnienie zaległego urlopu wypoczynkowego, czyli niewykorzystanego w roku jego nabycia. Urlopu zaległego należy jednak udzielić do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. W praktyce oznacza to, że zaległy urlop za 2012 r. może być wykorzystany do końca września 2013 r.
Zaległego urlopu wypoczynkowego za poprzedni rok należy udzielić do 30 września, ale część specjalistów uważa, że nie musi on być w tym terminie wykorzystany. Zgodnie z tym poglądem, pracownik może więc mieć udzielony zaległy urlop na przykład pod koniec września, ale zakończyć korzystanie z niego już w październiku.
Za przekroczenie ostatecznego terminu na udzielenie zaległych urlopów wypoczynkowych, niekiedy nawet o kilka dni inspektor PIP może ukarać pracodawcę mandatem – i to nawet wówczas, gdy niedotrzymanie terminu jest spowodowane przez pracownika (który np. uparcie nie składa wniosku o urlop wypoczynkowy, jeśli jest on wymagany u danego pracodawcy). Usprawiedliwieniem mogą być tu jedynie okoliczności, które uniemożliwiają wykorzystanie urlopu, np. choroba, urlop macierzyński, wychowawczy itd.
