Wniosek o urlop bezpłatny musi być na piśmie

Urlop bezpłatny może być udzielony pracownikowi wyłącznie na jego pisemny wniosek. Tak więc przepisy prawa wymagają, aby wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego przybrał postać pisemną. Niezachowanie tej formy nie powoduje jednak bezskuteczności samego wniosku – inaczej mówiąc brak pisemnej formy wniosku nie powoduje jego nieważności.

Jeśli po rozwiązaniu stosunku pracy pracodawca odkryje, że w aktach osobowych brakuje pisemnego wniosku o urlop bezpłatny, z którego korzystał pracownik, nie powinno się uzupełniać akt osobowych byłego pracownika o druk wniosku, który faktycznie nie był złożony. Skoro informacja o czasookresie urlopu bezpłatnego znalazła się w świadectwie pracy (a zgodnie z obowiązującymi przepisami musi się znaleźć), a były pracownik nie wystąpił o sprostowanie świadectwa, to przyjąć należy, że w sferze okoliczności dotyczących udzielenia urlopu i jego terminu brak jest sporu.

Brak takiego pisemnego wniosku jest wprawdzie naruszeniem przepisów prawa pracy – ale nie stanowi ono wykroczenia przeciwko prawom pracownika – wobec czego za takie zachowanie nie można nałożyć kary grzywny. Inspektor pracy może jedynie zastosować środek profilaktyczny w postaci wniosku zawartego w wystąpieniu, aby urlopów bezpłatnych udzielać wyłącznie na pisemny wniosek pracownika.