Pracodawca, który chce wypowiedzieć umowę na czas nieokreślony musi w dokumencie zwalniającym podać konkretny powód rozstania się z podwładnym. Istotne jest, aby z oświadczenia pracodawcy wynikało w sposób niebudzący wątpliwości, co jest istotą zarzutu stawianego pracownikowi i usprawiedliwiającego rozwiązanie z nim stosunku pracy. Jeżeli zatem pracodawca nie widzi możliwości dalszej współpracy z pracownikiem z uwagi na to, iż nie dba on o swój wygląd zewnętrzny, a okoliczność ta wpływa negatywnie na wizerunek pracodawcy wśród klientów, to wskazanie tych okoliczności w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę będzie stanowić wypełnienie przez pracodawcę obowiązku określenia przyczyny wypowiedzenia.
Zasadność wypowiedzenia może ocenić jedynie sąd pracy
Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego (wyrok z 3 sierpnia 2007 r., I PK 82/2007) należy rozgraniczać samo formalne sformułowanie przyczyny wypowiedzenia od badania jej zasadności. Przyczyna wypowiedzenia nie musi przedstawiać wszystkich szczegółów, wystarczy, że wyjaśnia pracownikowi istotę stanowiska pracodawcy, po której pracownik sam może rozważyć, czy skorzystać z prawa odwołania od wypowiedzenia.