Termin udzielenia urlopu wypoczynkowego powinien być uzgodniony między pracodawcą a pracownikiem. Oznacza to, że każda ze stron stosunku pracy powinna mieć wpływ na jego ustalenie. Najczęściej odbywa się to w ten sposób, że pracownik proponuje termin urlopu we wniosku (albo wpisuje interesującą go datę urlopu w planu urlopów), a pracodawca akceptuje propozycję lub prosi o jej skorygowanie. Jednak niezależnie od zakładowej praktyki w tym zakresie należy pamiętać o dwóch zasadach: - urlopu udziela zawsze pracodawca, ale - powinien uwzględnić przy tym zdanie pracownika. Od tej reguły są wyjątki. Pracodawca może bowiem jednostronnie udzielić urlopu:
w okresie wypowiedzenia umowy o pracę (czyli w czasie między złożeniem pisma wypowiadającego a upływem okresu wypowiedzenia, niezależnie od długości jego trwania i rodzaju umowy o pracę),
gdy zbliża się termin udzielenia urlopu zaległego, a pracownik nie chce wykorzystać urlopu, mimo wezwania go przez pracodawcę.
