Nie trzeba poświadczać kopii dokumentów za zgodność z oryginałem

Przepisy prawa pracy nie wymagają od pracodawcy poświadczenia za zgodność z oryginałem dokumentów składanych przez pracownika w kopiach. Pracodawca może oczywiście takiego poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonać. Konieczne jest jednak, aby poświadczając za zgodność z oryginałem przedstawioną kopię, pracodawca otrzymał również do wglądu oryginał dokumentu pracownika – tak, aby mógł zweryfikować, czy kopia odpowiada treści oryginału. Wtedy tylko poświadczanie za zgodność ma sens. W przeciwnym wypadku – nie widząc oryginału – pracodawca nie powinien dokonywać poświadczenia za zgodność, nie wie bowiem, jak wygląda oryginał. Oczywiście przepisy nie różnicują ważności np. świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy poświadczonych za zgodność i nieposiadających takiego poświadczenia. Oznacza to, że do stażu pracy pracownika należy wliczyć wszystkie okresy, za które pracownik przedstawia świadectwa pracy. Jeśli pracodawca ma wątpliwości co do prawdziwości treści kopii np. świadectwa, powinien poprosić pracownika o wgląd do oryginału świadectwa.

Poświadczanie za zgodność jest czynnością techniczną, a nie oświadczeniem woli pracodawcy. A zatem poświadczenia za zgodność może dokonywać również osoba upoważniona do dokonywania za pracodawcę czynności z zakresu prawa pracy, np. kierownik działu kadr. Jednak w związku z tym, że poświadczanie za zgodność z oryginałem ma charakter techniczny, takich czynności mogą też dokonywać pracownicy zajmujący się aktami osobowymi w firmie. Takie obowiązki, np. dla pracownika biurowego, mogą wynikać z zakresu obowiązków. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej może też polecać pracodawca.

Należy jednak pamiętać, że akta osobowe zawierają dane osobowe pracowników podlegające prawnej ochronie. Muszą być więc zachowane zasady ochrony tych danych osobowych. Pracodawca jako administrator danych ma obowiązek zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym. A zatem osoba (np. pracownik biurowy) mająca dostęp do danych osobowych pracowników znajdujących się w aktach osobowych musi zostać pisemnie upoważniona do ich przetwarzania przez administratora danych osobowych (pracodawcę). W imiennym upoważnieniu należy wskazać zakres dostępu do danych osobowych. Upoważnione osoby są obowiązane zachować w tajemnicy dane osobowe, do których miały dostęp.