Wydatkowane środki z dotacji trzeba odpowiednio udokumentować

Data: 17-11-2015 r.

Organizacja pozarządowa musi rozliczyć otrzymane środki finansowe. W tym celu wysyła instytucji dotującej szczegółowe sprawozdanie merytoryczne i finansowe. Często instytucje finansujące rozkładają przyznane kwoty dotacji na transze. Niewykorzystanie lub nierozliczenie pierwszej transzy uniemożliwia przekazanie następnych.

Niektóre z organizacji, mimo prób uzyskania dokumentacji przez kontrolujących, nie wywiązują się z obowiązku rozliczenia dotacji. Zdarza się również, że organizacja pokrywa z dotacji wydatki nieprzewidziane we wniosku ofertowym o jej udzielnie bądź wydatkuje otrzymane środki przed terminem lub po terminie, w którym miały zostać wydane. Wobec takich organizacji odpowiedni wydział jednostki samorządowej podejmuje postępowanie wyjaśniające. W przypadku organizacji nieprawidłowo rozliczających się z wykorzystania dotacji postępowanie może prowadzić do przekazania sprawy do postępowania windykacyjnego.

Dokumenty

Realizację zadania/projektu organizacja musi odpowiednio dokumentować. Dokumentami są:

  • dowody księgowo-finansowe, które dokumentują wydatkowanie środków pochodzących z dotacji oraz wkładu własnego;

  • umowy partnerskie i/lub porozumienia o wolontariacie dokumentujące wkład własny niefinansowy rzeczowy lub osobowy;

  • materiały dokumentujące działania merytoryczne oraz ich rezultaty.

Opis faktur

Wszystkie dowody księgowe wydatków finansowych poniesionych ze środków własnych lub z innych źródeł, a także z dotacji muszą zostać wystawione i zapłacone w okresie realizacji zadania, z tym że środki z dotacji – nie wcześniej niż po zawarciu umowy i nie później niż po terminie zakończenia realizacji zadania. Każda kopia faktury powinna być potwierdzona za zgodność z oryginałem podpisem i pieczęcią imienną osoby uprawnionej oraz pieczęcią organizacji. Ponadto faktury powinny zawierać sporządzony w sposób trwały opis, zawierający następujące informacje:

  • w ramach jakiego projektu nastąpił wydatek i zgodnie z jaką umową,

  • z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta i w jakiej części,

  • informację o zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych,

  • dekretację księgową potwierdzającą zaksięgowanie dokumentu.

Przeczytaj również:

Ewa Ostapowicz, specjalista w dziedzinie rachunkowości i finansów

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Ochrona danych osobowych w organizacji pozarządowej według RODO

pobierz

Inwentaryzacja roczna w NGO

pobierz

Zakładowy plan kont w organizacji pozarządowej

pobierz

Odpowiedzialność zarządu za zaległości podatkowe NGO

pobierz

Polecane artykuły

Array ( [docId] => 38057 )
Array ( [docId] => 38057 )