Za inwentaryzację odpowiada kierownik placówki medycznej

Inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego, jednak ustawa o rachunkowości dopuszcza odstępstwo od tej zasady w odniesieniu do niektórych składników majątku. Ustala także możliwość przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych od 1 października do 15 stycznia następnego roku obrotowego lub też w dowolnym momencie roku w okresie dwóch lub czterech lat.

Ważna kwestia to ustalenie harmonogramu prac zespołów spisowych: kiedy, gdzie będą odbywać się czynności, tak aby działania przebiegały sprawnie i nie zakłócały bieżącej pracy podmiotu leczniczego.

Niezbędnym elementem procedury jest wyznaczenie osób, które będą bezpośrednio wykonywać poszczególne czynności (tzw. zespoły spisowe), jak też osób nadzorujących inwentaryzację (komisja inwentaryzacyjna). O ile zadania związane z potwierdzaniem sald czy weryfikacją z pewnością pozostaną w zakresie pracy służb księgowych, o tyle w spisy z natury czy nadzór nad rozliczaniem niedoborów i nadwyżek powinni być zaangażowani pracownicy bezstronni.

Ostatnim obszarem, który powinien zostać opisany w wewnętrznych regulacjach, jest dokumentacja procesu inwentaryzacji. Powinna ona obejmować wzory stosowanych formularzy (arkusz spisu z natury, protokół weryfikacji), instrukcje ich wypełniania (np. sposób wyceny spisywanych pozycji majątkowych), osoby odpowiedzialne za ich sporządzenie, podpisanie, zaksięgowanie oraz terminy ich sporządzenia. Najważniejszym dokumentem jest protokół końcowy z przeprowadzonych czynności, który stanowi podstawę do zapisów w ewidencji księgowej.