Wdrażasz e-dokumentację – poznaj 7 działań przedwstępnych, które musisz zrealizować

Przygotowując się do wdrożenia, zacznij od analizy stanu obecnego oraz funkcjonujących rozwiązań wspomagających tworzenie dokumentacji pacjenta. W każdej placówce, niezależnie od jej wielkości czy liczby personelu, funkcjonuje obieg dokumentacji medycznej. Często jest to proces „analogowy”. Dokumentację tworzymy ręcznie podczas wizyty pacjenta w gabinecie. Po zakończeniu wizyty dokumenty trafiają do imiennej teczki, a następnie do szafy, wraz z kartotekami innych pacjentów.

Kolejna istotna czynność to prześledzenie ścieżki kartoteki pacjenta podczas wizyty lekarskiej. Wypisz wszystkie osoby (ich stanowiska), które mają bezpośredni kontakt z dokumentacją. Te informacje będą przydatne, gdy będziesz określać uprawnienia i charakterystykę kont użytkowników nowego systemu.

Następnie przelicz wszystkie stanowiska, na których będzie wymagany dostęp do bazy danych dokumentacji medycznej. Może się okazać, że będziesz musiał zaplanować dodatkowe stanowiska komputerowe w miejscach, o których w pierwszej chwili nie pomyślałeś (np. sale operacyjne czy sale chorych).

W dalszej kolejności oceń znajomość nowych technologii przez lekarzy. W przypadku starszych lekarzy być może będziesz musiał utworzyć dodatkowe stanowisko (pielęgniarka/sekretarka medyczna) do bezpośredniej obsługi nowego systemu i wprowadzania danych podawanych przez lekarza wykonującego badanie. Pamiętaj przy tym o odpowiedzialności lekarza za dokumentację medyczną nawet, gdy błąd w dokumentacji powstał z winy osoby, która wpisywała informacje. To powinno motywować lekarzy do kontroli jakości wpisywanych danych bądź do wpisywania ich samodzielnie.

Sprawdź też możliwości w zakresie szerokopasmowego dostępu do Internetu. To bardzo ważna kwestia, jeśli rozważasz wdrożenie systemu funkcjonującego w formie Software as a Service (SAS - oprogramowanie jako usługa). Do poprawnego funkcjonowania takich systemów wymagane jest stabilne i dość szybkie łącze. Systemy tego typu są bezużyteczne w przypadku braku dostępu do Internetu, ponieważ bazy danych znajdują się poza placówką – najczęściej w siedzibie dostawcy. Dobrym rozwiązaniem w przypadku takich rozwiązań jest zapewnienie zapasowego dostępu do Internetu.

Jeżeli Twoja placówka ma już infrastrukturę informatyczną (stanowiska komputerowe połączone w sieć, serwer bądź serwery danych, drukarki i inny sprzęt biurowy podłączony do sieci komputerowej, aparaturę medyczną), przeprowadź inwentaryzację całości sprzętu komputerowego. W raporcie z inwentaryzacji zawrzyj informacje o liczbie i typie komputerów, licencjach na oprogramowanie, specyfikacji serwerów i ich systemów operacyjnych (jeśli placówka ma środowisko serwerowe). Opisz w raporcie system informatyczny, którego do tej pory używała placówka, jako wsparcia w prowadzeniu działalności leczniczej (system rozliczeń z NFZ, harmonogramy wizyt, system obsługi strony www, portale intranetowe itp). Cenna będzie również informacja o formie, w jakiej funkcjonuje obsługa informatyczna naszej placówki. Czy jest to niezależny specjalista nadzorujący nasze systemy z zewnątrz czy etatowy pracownik bądź dział IT, w którym pracuje kilku specjalistów.

Kolejną niezwykle istotną kwestią podczas planowania wdrożenia systemu elektronicznej dokumentacji pacjenta są plany rozwoju placówki. Wraz z jej rozbudową system komputerowy również będzie musiał być do tego dostosowany. Upewnij się, że system, który wybierasz, będzie łatwo rozwijać i proces ten nie dostarczy Ci ukrytych kosztów oraz wyzwań organizacyjnych.

Przyjrzyj się innym podmiotom, z którymi współpracujesz. Są to najczęściej jednoosobowe (lub grupowe) praktyki lekarskie, które po wstępnym rozpoznaniu kierują pacjentów do specjalistów bądź pracowni diagnostycznych w Twojej placówce. Współpraca z nimi oznacza również wymianę dokumentacji medycznej. Taka jednoosobowa praktyka lekarska musi mieć możliwość dostępu do naszego systemu dokumentacji medycznej i odwrotnie.

Ostatnią „przedwstępną” czynnością, jaką powinieneś wykonać, jest analiza procesów obiegu dokumentacji niemedycznej. Może się okazać, że również w obszarze dokumentacji administracyjnej czy finansowej możesz wprowadzić elementy obiegu elektronicznego. Jeśli budżet na to pozwala, zastanów się, czy przy okazji wdrażania systemu dla elektronicznych danych medycznych nie zainwestować również w system dla pozostałych dokumentów. Zaoszczędzisz w ten sposób dużo czasu i kłopotów organizacyjnych. Zamiast dwóch, będziesz nadzorował tylko jeden proces wdrożeniowy.