Wprowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej zmienia funkcjonowanie placówki. Jest to duże wyzwanie i wymaga dużego nakładu pracy. Jednocześnie to okazja do zapewnienia lepszej pozycji placówce. Wprowadzając program warto zwrócić uwagę na szereg aspektów, np. na sprzęt komputerowy w placówce medycznej.
Obowiązek prowadzenia dokumentacji medycznej w wersji elektronicznej nie jest tak wielką rewolucją, jakby się mogło wydawać. Nie zmieniają się zasady prowadzenia dokumentacji medycznej, a jedynie jej forma. Papierowe kartoteki zastąpią komputery, pieczątkę i podpis lekarza – podpis elektroniczny, a zamiast archiwum dokumentów – w placówkach pojawią się serwery z danymi.
Podstawą prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej jest zapewnienie odpowiedniej infrastruktury. Dane osobowe i wrażliwe muszą być przechowywane w ściśle określony przepisami sposób. Do prawidłowego funkcjonowania placówki należy zapewnić odpowiedni serwer. Innym problemem jest bieżące tworzenie
kopii zapasowych danych. Najlepiej w kilku miejscach jednocześnie, co pozwoli uniknąć sytuacji, w której znikną przechowywane informacje o stanie zdrowia pacjentów.
Kolejny istotny element, to zapewnienie właściwego sprzętu komputerowego użytkownikom. Jako że jest to podstawowe narzędzie pracy dla pracowników, musi być niezawodny. Należy liczyć się z tym, że komputeryzacja placówki nie jest jednorazowym wydatkiem. Sprzęt musi być modernizowany, a wskazana jest jego wymiana co cztery lata. Ostatni element tego etapu, to zapewnienie odpowiedniej obsługi całego systemu. Może to być etatowy informatyk lub firma zewnętrzna. Najlepiej wybierać doświadczonych pracowników, którzy będą czuwać nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu. Takie przygotowanie pozwala postawić kolejny krok na drodze do EDM.
Ważny jest program, dlatego należy zwrócić uwagę przede wszystkim na jego wiarygodność. Warto poprosić o możliwość zasięgnięcia opinii w jednostkach, w których wdrożony jest już dany system. To nie marka i wielkość firmy mają kluczowe znaczenie, a dostępność i elastyczność dostawcy. Podobnie kryterium ceny nie jest żadnym wyznacznikiem jakości produktów, a wiedza i doświadczenie producenta.
Kolejnym etapem jest wdrożenie wybranego wcześniej systemu w placówce. Istotnym jest, aby przygotować siebie i podległy personel na konieczność zmiany pewnych przyzwyczajeń. Należy zadbać o to, aby wszyscy wiedzieli nie tylko jak działa system, ale również mieli świadomość tego, jak wygląda obieg dokumentacji w placówce i co jest kluczowe dla jej prawidłowego funkcjonowania.
Zarządzający są odpowiedzialni za proces wprowadzania e-dokumentacji, dlatego też każde wdrożenie czy zmiana wymaga zaangażowania właściciela placówki. Dodatkowo menedżerowie na bieżąco powinni śledzić zmiany regulacji prawnych, aby mieć pewność, że w żaden sposób nie jest naruszane prawo w placówce.
Grzegorz Siwiec, wiceprezes Stowarzyszenia Twórców Oprogramowania Rynku Medycznego
Zobacz także:
