Związane z przebiegiem nauczania dokumenty w szkole powinny być przez nauczycieli uzupełniane systematycznie. Nie ma jednak wątpliwości, że ze względu na dużą liczbę obowiązków jest to dla nauczycieli trudne, szczególnie pod koniec roku szkolnego. W związku z tym, dyrektor szkoły oraz dyrektor przedszkola powinien zobowiązać nauczycieli do uzupełnienia jej najpóźniej do końca roku szkolnego, tak aby w okresie wolnym od zajęć dydaktycznych.
Dokumenty w szkole wymagające kontroli
Dyrektor szkoły i dyrektor przedszkola powinni ze szczególną uwagą dokonać kontroli dokumentacji przebiegu nauczania. Najważniejsze dokumenty w szkole to:
- dzienniki lekcyjne zajęć lekcyjnych, wychowawczych, dodatkowych, zajęć psychologa, pedagoga, logopedy i pozostałych specjalistów szkoły,
- arkusze ocen,
- dokumentacja czynności uzupełniających dla uczniów objętych pomocą psychologiczno -pedagogiczną,
- protokoły z posiedzeń rady pedagogicznej,
- księga uczniów z odnotowanymi datami ukończenia lub opuszczenia szkoły (wraz ze wskazaniem przyczyn).
Nie wszystkie dokumenty w szkole będą zgromadzone przed zakończeniem roku szkolnego, ale dyrektor szkoły podczas kontroli musi uwzględnić również:
- uchwały rady pedagogicznej dotyczące klasyfikowania, promowania i ukończenia szkoły przez uczniów,
- wyrażenia zgody na indywidualny program lun tok nauki,
- protokoły z egzaminów i sprawdzianów przeprowadzonych w związku z wniesionymi zastrzeżeniami.
(§ 3-16 rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji).
Nanoszenie poprawek – zadanie dyrektora szkoły
Jeżeli dyrektor szkoły czy dyrektor przedszkola zważy oczywiste błędy w dokumentacji (np. błędne dane osobowe ucznia), ma obowiązek naniesienia poprawek. Dokumenty w szkole nie mogą być poprawiane z użyciem korektora, należy:
- kolorem czerwonym skreślić nieprawidłowy zapis,
- czytelnie wpisać właściwe dane (nad skreślonym zapisem),
- złożyć czytelny podpis.
Dyrektor szkoły i dyrektor przedszkola mają także obowiązek właściwego zabezpieczenia i zarchiwizowania dokumentacji. Zasady mówiące, jak mają być przechowywane dokumenty w szkole są określone w instrukcji kancelaryjnej.
Podstawa prawna:
- § 3-16, § 22 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej I Sportu z dnia 19 lutego 2002 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. 2002 nr 23 poz. 225 ze zm.).
Zobacz także: