Szczegółowe zasady udostępniania archiwalnej dokumentacji w szkole powinna określać wewnętrzna instrukcja. Przy wydawaniu zgody na korzystanie z dokumentacji należy przestrzegać ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.
Dyrektor może udostępnić archiwalne akta podczas kontroli w szkole
Za zgodą dyrektora szkoły zasoby archiwum szkolnego mogą być udostępniane pracownikom szkoły oraz podczas kontroli. Dyrektor szkoły udostępnia akta także na pisemny wniosek organów ścigania oraz ustawowo upoważnionych do przeprowadzania kontroli, w związku z prowadzonym postępowaniem.
Księgi arkuszy ocen należą do dokumentacji podlegającej przechowywaniu w archiwum zakładowym (kategoria archiwalna B-50). Zabezpieczony w archiwum arkusz ocen może być udostępniony:
- osobie działającej we własnym imieniu (pełnoletni absolwent szkoły),
- działającemu w imieniu niepełnoletniego absolwenta (rodzice/opiekunowie prawni) lub
- przedstawicielowi organu uprawnionego do kontroli w szkole (np. inspektorowi NIK, wizytatorowi kuratorium oświaty posiadającemu upoważnienie).
Udostępniając dokumentację np. w ramach przeprowadzanej w szkole kontroli, należy uważać by nie naruszyć dóbr osobistych osoby, której ten dokument dotyczy. W arkuszu ocen znajdują się dane umożliwiające identyfikację ucznia: data i miejsce urodzenia, rok przyjęcia do szkoły, adres zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców oraz dane dokumentujące przebieg nauczania w cyklu kształcenia ucznia.
Udostępnianie dokumentów zarchiwizowanych powinno odbywać się zgodnie z instrukcją archiwalną obowiązującą w szkole (załącznik do instrukcji kancelaryjnej). Najczęściej odbywa się to na pisemny wniosek, pod bezpośrednim nadzorem pracownika archiwum szkolnego.
Jeśli w szkole nie ma procedury, instrukcji lub innych uregulowań wewnętrznych, które określają zasady udostępniania zarchwizowanych dokumentów zgodę na udostępnienie oraz zasady udostępnienia każdorazowo określa dyrektor szkoły.
Do celów służbowych najczęściej udostępniane są całe teczki akt (a nie poszczególne dokumenty wyjmowane z teczek). Wówczas pracownik potwierdza podpisem w karcie udostępniania akt, że dokumenty zostały mu wydane przez pracownika archiwum z zachowaniem przepisów tajemnicy służbowej.
Podstawa prawna:
- ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz.U.z 2011 r. nr. 123, poz. 698).Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),
- rozporządzenie ministra kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. z 2002 r. nr 167, poz. 1375).
Zobacz także:
Zaloguj się, aby dodać komentarz
Nie masz konta? Zarejestruj się »
