Jak postępować z dokumentacją w związku z transformacją szkoły

Jak wiemy, z dniem 1 września 2017 r. dojdzie do transformacji wszystkich szkół podstawowych, które z 6-letnich staną się 8-letnimi. Podobna zmiana dotknie zasadniczych szkół zawodowych, które staną się szkołami branżowymi I stopnia. Czy takie przekształcenie rodzi nowe obowiązki związane z dokumentacją? Tak, ale w węższym zakresie niż choćby w przypadku gimnazjów podlegających przekształceniu lub włączeniu do innej szkoły.

Przekształcenie szkoły podstawowej wymaga od dyrektora co najwyżej wprowadzenia zmian w dokumentach wewnętrznych szkoły, a w szczególności w:

• statucie,
• wewnątrzszkolnym systemie oceniania,
• szkolnych planach nauczania,
• szkolnych programach nauczania,
• programie wychowawczo-profilaktycznym.

Analogiczne obowiązki będą ciążyły na dyrektorze zasadniczej szkoły zawodowej, która z dniem 1 września 2017 r. ulegnie przekształceniu w szkołę branżową I stopnia.

Niewątpliwie więcej obowiązków związanych z dokumentacją szkolną zaistnieje w związku z przekształceniem gimnazjum w szkołę innego typu bądź włączenie go do takiej szkoły. Niestety mimo tego nowe przepisy nie regulują kwestii związanych z postępowaniem z dokumentacją. Dlatego o sposobie postępowania może zdecydować organ prowadzący szkoły lub – w przypadku włączenia gimnazjum do szkoły innego typu - dyrektorzy obydwu szkół, porozumiewając się ze sobą w tej sprawie. Warto więc, by sposób i termin przekazania dokumentacji gimnazjum dyrektorowi ośmioletniej szkoły podstawowej był przedmiotem wytycznych organu prowadzącego lub uzgodnień pomiędzy dyrektorem gimnazjum a szkoły podstawowej, do której gimnazjum będzie włączane.

Ogólnie jednak ujmując,dyrektorowi gimnazjum podlegającemu przekształceniu lub inkorporacji można przypisać do czasu zakończenia działalności gimnazjum następujące obowiązki:

• nadzorowanie właściwego prowadzenia i przechowywania całej dokumentacji przebiegu nauczania,
• przekazywania do nowego systemu informacji oświatowej danych w sposób ciągły, w terminach określonych w ustawie o systemie informacji oświatowej i rozporządzeniu w sprawie szczegółowego zakresu danych dziedzinowych gromadzonych w systemie informacji oświatowej oraz terminów przekazywania niektórych danych do bazy danych systemu informacji oświatowej,
• zarządzania powierzonym mieniem zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych.

Przede wszystkim dyrektor musi liczyć się z koniecznością przekazania dokumentów osobie, które obejmuje stanowisko dyrektora po transformacji.

Dokumenty, które w związku z przekształceniem lub włączeniem powinny być przekazane nowemu dyrektorowi szkoły

Ustawa z 14 grudnia 2016 r. Przepisy wprowadzające ustawę – Prawo oświatowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 60) – art. 120, art. 125, art. 129 ust. 14, art. 167, art. 169, art. 191, art. 196.