Dyrektor szkoły i nauczyciele muszą dbać, aby wszystkie ważne dokumenty w szkole były przechowywane w bezpiecznym, wyznaczonym do tego celu miejscu. Do takiego musi trafić również pisemna zgoda rodziców na udział ucznia w zielonej szkole – dla nauczycieli jest to dokument, bez którego nie mogą zgodzić się na wyjazd niepełnoletniego ucznia (§ 8 rozporządzenia MENiS w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki).
Zgoda rodziców jest dla nauczycieli podstawą do wpisania ucznia na listę uczestników
Pisemna zgoda na udział niepełnoletniego ucznia w zielonej szkoły jest dla nauczycieli najważniejszym dokumentem pozwalającym wpisać go na listę uczestników wycieczki. Dyrektor szkoły może poprosić nauczyciela o jej okazanie – tego typu dokumenty w szkole powinny być włączone do dokumentacji imprezy, wraz z jej programem.
Obowiązkiem przewidzianym dla nauczycieli pełniących funkcje kierowników wycieczki (wyznacza ich dyrektor szkoły) jest przedstawienie dyrektorowi szkoły programu wycieczki, danych osobowych kierownika i opiekunowi oraz listy uczestników. O te dane mogą poprosić również rodzice niepełnoletniego uczestnika.
Dyrektor szkoły może wyciągnąć konsekwencje dla nauczycieli, którzy dopuszczą się zaniedbań i zgodzą na wyjazd ucznia nie uzyskawszy zgody rodziców lub przez ich działanie tego rodzaju dokumenty w szkole zaginą.
