Księgę zastępstw mogą stanowić wydruki z dziennika elektronicznego

Prowadzenie księgi zastępstw w szkole nie wynika z zapisu prawnego. W żadnej ustawie ani rozporządzeniu nie ma regulacji dotyczących posiadania przez placówkę tego typu dokumentu. Mimo braku bezpośredniego wymogu warto jednak wprowadzić do praktyki szkolnej obowiązek prowadzenia księgi zastępstw, gdyż takie rozwiązanie w zakresie organizacji pracy szkoły przynosi wiele korzyści:

1. służy przekazywaniu informacji nauczycielom o przydzieleniu im w danym dniu dodatkowej godziny zajęć, a za ich pośrednictwem – powiadomieniu o tym fakcie uczniów,
2. pomaga nauczycielom podczas rozliczania się z przeprowadzonych doraźnych zastępstw,
3. ułatwia dyrektorowi bieżącą kontrolę organizacji pracy szkoły,
4. daje możliwość odnalezienia nauczyciela odpowiedzialnego za bezpieczeństwo uczniów podczas lekcji lub stan sali, gdyby się okazało, że jest taka potrzeba,
5. pozwala ustalić dane nauczyciela pełniącego zastępstwo w razie niedopełnienia przez niego czynności, np. związanych z prowadzeniem dokumentacji przebiegu nauczania,
6. stanowi ułatwienie podczas kontroli zewnętrznej,
7. wydrukowane - jest sposobem na informowanie nauczycieli o przydzielonym im zastępstwie w sytuacji, gdyby nie odczytali wiadomości w dzienniku elektronicznym.

W ewidencji zastępstw doraźnych powinny się znaleźć następujące dane: data, imię i nazwisko nauczyciela nieobecnego, godzina i oddział, w którym zastępstwo się odbędzie oraz imię i nazwisko nauczyciela zastępującego.

Czas pracy nauczycieli trzeba dokładnie rozliczać i dokumentować, także w kwestii zastępstw doraźnych. Każde z nich powinno być odnotowane w dokumentacji szkolnej, a odpłatność - wyliczona według obowiązujących zasad. Z zakresie zastępstw doraźnych, oprócz księgi zastępstw, można także wprowadzić tzw. indywidualną kartę rozliczenia nauczyciela z godzin ponadwymiarowych i doraźnych zastępstw, która – obok dziennika zajęć – będzie stanowić podstawę sporządzenia zestawienia zbiorczego dla księgowości.