Wszystkie wydatki poniesione przez organizatora szkolnej wycieczki powinny być udokumentowane i rozliczone. To kierownik wycieczki dokonując płatności za usługi związane z wyjazdem powinien zadbać o ich udokumentowanie. Nie zawsze będzie to faktura. Rodzaj dokumentu zależy m.in. od typu prowadzonej przez dany podmiot działalności, sposobu opodatkowania, miejsca sprzedaży towarów, czy świadczenia usług.
Działalność szkoły w zakresie krajoznawstwa i turystyki może być finansowana ze środków pozabudżetowych, a w szczególności:
- z odpłatności uczniów biorących udział w wycieczce,
-
ze środków pochodzących z działalności samorządu uczniowskiego i organizacji młodzieżowych działających na terenie szkoły,
-
ze środków wypracowanych przez uczniów,
-
ze środków przekazanych przez radę rodziców lub radę szkody,
-
ze środków przekazanych przez osoby fizyczne i prawne.
Kierownik dokonuje rozliczenia finansowego wycieczki
Środkami finansowymi przeznaczonymi na organizację wycieczki dysponuje jej kierownik. Po jej zakończeniu jest zobowiązany dokonać rozliczenia finansowego. Rozliczenie finansowe powinno obejmować:
-
wpływy wszystkich środków finansowych przeznaczonych na organizację wycieczki,
-
wydatki poniesione w czasie jej realizacji.
Konieczne dowody potwierdzające wpływy i wydatki
Wpływy i wydatki muszą być odpowiednio udokumentowane. Dowodami finansowymi niezbędnymi do rozliczenia wycieczki są:
-
lista uczestników wycieczki z oznaczeniem wpłaty ustalonej kwoty i podpisem osoby dokonującej wpłaty,
-
dofinansowania wycieczki z podaniem źródła pochodzenia dodatkowych środków,
-
faktury i rachunki wydawane przez uprawnione podmioty,
-
inne dowody, jak np. paragony fiskalne, w odpowiedni sposób zabezpieczone bilety komunikacji miejskiej, oświadczenia podpisane przez wymaganą liczbę osób (kierownika i opiekunów).
Wszystkie dowody wydatków powinny być opisane, w jakim celu zostały spożytkowane środki finansowe. Ponadto kierownik wycieczki powinien załączyć do dokumentacji sposób zwrotu ewentualnej nadpłaty ze strony uczestników lub dodatkowej wpłaty w przypadku zwiększenia kosztów realizacji programu wycieczki.
Faktura na żądanie zainteresowanego
Udokumentowanie kosztów transportu, wyżywienia i noclegów dla uczestników wiąże się z potwierdzaniem dokonywanych transakcji poprzez wystawienie rachunku bądź faktury. Handlowcy lub usługodawcy są m.in. obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę jej dokonania, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże na żądanie tych osób są obowiązani do wystawienia faktury.
Za bilety wstępu do kina można wymagać wystawienia rachunku, ale za bilety komunikacji miejskiej nie zostanie wystawiony rachunek, więc staną się dowodem po odpowiednim jego przygotowaniu (naklejeniu na kartce i opisaniu).
Podstawa prawna:
- art. 106 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 nr 177, poz. 1054).
- § 12 pkt 9;§ 12 pkt 10 rozporządzenia MENiS z 8 listopada 2001 r. w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki (Dz.U. nr 135, poz. 1516).
Bożena Winczewska, była dyrektor Wydziału Wychowania i Kształcenia Specjalnego Kuratorium Oświaty w Warszawie
