W informacji o konieczności wykonania badań należy wskazać datę, z którą została sporządzona. Skierowanie na badania oraz dołączoną do niego informację dotyczącą konieczności wykonania profilaktycznych badań lekarskich najlepiej jest przekazać pracownikowi na kilka tygodni (np. na 3 tygodnie) przed upływem ważności aktualnych badań lekarskich.
W przypadku zaś urlopu dla poratowania zdrowia skierowanie należy wystawić nie później niż w terminie 2 tygodni przed zakończeniem tego urlopu. Dzięki temu pracownik (i dyrektor szkoły) będzie miał wystarczająco dużo czasu na zaplanowanie terminu wykonania badań w taki sposób, aby nie kolidowało to z jego obowiązkami służbowymi.
W informacji o konieczności wykonania badań profilaktycznych warto wskazać pracownikowi, kiedy upływa termin ważności ostatnio wykonanych badań. Nie dotyczy to informacji dołączonej do skierowania na badania lekarskie wstępne i kontrolne. W przypadku badań wstępnych można napisać w informacji, że w związku z przyjęciem kandydata do pracy konieczne jest wykonanie przez niego w określonym terminie badań lekarskich wstępnych.