Czy podróż służbowa członka zarządu jest kosztem

Podatnik może traktować jako koszt podatkowy tylko te wydatki, które wiążą się z osiągnięciem przychodu lub ochroną źródeł przychodu. Powyższy związek powinien wynikać z charakteru świadczonych usług/sprzedawanych towarów.

Ponadto wydatek nie może znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty.

Nie budzi wątpliwości zaliczanie do kosztów wydatków na podróże służbowe członków zarządu, którzy wykonuje swoje obowiązki na podstawie umowy o pracę, kwestia przyznania świadczeń z tytułu podróży służbowej jest oczywista. W takim przypadku obowiązują takie same zasady jak w przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Bez znaczenia pozostaje fakt, iż umowa o pracę jest zawarta z członkiem zarządu.

Jednak od dłuższego czasu wątpliwości wśród podatników wywołuje kwestia delegacji członków zarządu którzy nie są pracownikami, a to za sprawą art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Wypłacone wynagrodzenia z tytułu pełnionych funkcji na rzecz tych osób są zatem kosztem uzyskania przychodów, natomiast inne wydatki niebędące świadczeniami z odrębnego stosunku cywilnoprawnego, takie jak zwrot kosztów delegacji, nie mogą być uznane za koszty podatkowe. Powołany przepis nie dotyczy członków zarządu będącego organem wykonawczym. Wydatki na rzecz osób wchodzących w skład zarządu, w tym zwrot kosztów delegacji, są zatem kosztem uzyskania przychodu, jeżeli zostały w tym celu poniesione.

Dlatego też, zakładając, że podróż służbowa członka zarządu została odbyta w celu uzyskania przychodu przez spółkę – spełnione jest kryterium określone w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT zaliczenia wydatków z nią związanych do kosztów podatkowych. Były to bowiem wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu, a art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie przewiduje wyłączenia tych wydatków.

Takie też stanowisko potwierdził Naczelnik Urzędu Skarbowego w Krośnie, w piśmie z 31 października 2006 r., nr PDP 4211/IN/CIT/28/2006, w którym możemy przeczytać:

„(…) wydatki na rzecz osób wchodzących w skład zarządu związane ze zwrotem kosztów podróży są kosztem uzyskania przychodu, jeżeli zostały w tym celu poniesione. Uwzględniając, iż z punktu widzenia przepisów prawa podatkowego brak jest regulacji wyznaczających zasady zwracania kosztów podróży służbowych innym osobom niż pracownikom, kwestie ewentualnych uprawnień do zwrotu kosztów podróży członkom władz statutowych osoby prawnej niebędących jej pracownikami należy rozpatrywać na tle przepisów bądź postanowień regulaminów, uchwał i statutów osoby prawnej, określających ich prawa i obowiązki, zakres oraz warunki zwrotu ww. należności. W sytuacji, gdy postanowienia regulaminów, uchwał lub statutów przewidują zwrot należności z tytułu podróży osób niebędących pracownikami pozostających w związku z realizacją zadań osoby prawnej zwrot kosztów stanowi koszt uzyskania przychodu osoby prawnej (…)”.