Określony wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodu, jeżeli:
- został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
- nie znajduje się na liście stanowiącej katalog wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.
Zgodnie z § 3 tego artykułu, warunki wypłacania tych należności pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
W odniesieniu do wydatków związanych z wyjazdami służbowymi pracowników wskazać należy, iż na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w katalogu przepisu art. 16 ust. 1 tej ustawy, nie zawarto zakazu ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów. W konsekwencji, niezależnie od tego, czy wypłacane pracownikom środki pieniężne będą elementem wynagrodzenia, czy też na podstawie odrębnych przepisów, zgodnie z przepisami prawa pracy – dietą lub inną należnością, mogą stanowić u pracodawcy koszt uzyskania przychodów, jeśli spełniają dyspozycję art. 15 ust. 1 ww. ustawy.