Rozliczenie wydatków na służbowe auta

Jeśli samochody osobowe nie są wprowadzone do ewidencji środków trwałych spółki to wydatki związane z ich eksploatacją mogą stanowić koszt uzyskania przychodów tylko w ramach tzw. "kilometrówki" W uproszczeniu, oznacza to, że wydatki na używanie samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych może być ujęte w kosztach podatkowych jedynie do wysokości limitu wynikającego z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu, podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W razie braku takiej ewidencji wydatki ponoszone z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Natomiast, jeśli samochód osobowy jest środkiem trwałym spółki może ona rozliczać wydatki poniesione na jego eksploatację zgodnie z poniżej przedstawionymi zasadami.

W pierwszej kolejności należy wyjaśnić jaki samochód jest samochodem osobowym w rozumieniu u.p.d.o.p. Zgodnie z obowiązującą od 1 kwietnia 2014 r. definicją zawartą w art. 4a pkt 9a u.p.d.o.p.,  samochód osobowy - oznacza pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą. W przepisie zostały jednak wymienione samochody, których ta definicja nie obejmuje. Nabycie samochodów, które należy uznać za osobowe w myśl ww. definicji można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poprzez ich amortyzację, jeśli są środkami trwałymi w spółce.

W przypadku samochodów osobowych wprowadzonych do ewidencji środków trwałych spółki kosztami uzyskania przychodów są zatem: odpisy amortyzacyjne, składki na ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC), składki na ubezpieczenie dobrowolne (AC), wydatki związane z eksploatacją, tj. paliwo, naprawy, remonty, przeglądy techniczne, opłaty parkingowe itp. w pełnej wysokości.

Przy zakupie samochodu osobowego do spółki trzeba zwrócić uwagę na jego wartość, bowiem odpisów amortyzacyjnych nie można dokonać od wartości samochodu osobowego przewyższającej 20.000 euro. Amortyzacji samochodu zakupionego do firmy dokonuje się według zasad amortyzacji podatkowej wynikającej z przepisów ustawy podatkowej. Składnik majątku, który spółka chce zaliczyć do środków trwałych, a więc również samochód osobowych musi łącznie spełniać następujące warunki: (1) stanowić własność lub współwłasność podatnika, (2) być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do użytku, (3) być wykorzystywany na potrzeby związane z działalnością gospodarczą, (4) ich przewidywany okres powinien być dłuższy niż rok. Samochód należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych najpóźniej w miesiącu przekazania go do używania. Amortyzacji samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu wprowadzenia go do ewidencji. Do samochodów osobowych stosuje się amortyzację liniową lub indywidualne stawki amortyzacyjne. W przypadku wyboru metody liniowej zastosowanie mają stawki określone w Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych stanowiących załącznik do u.p.d.o.p. Stawka amortyzacji liniowej dla samochodów osobowych wynosi 20% w stosunku rocznym. A zatem, stosując metodę liniową amortyzacji spółka dokonuje odpisów amortyzacyjnych w równych ratach przez cały okres amortyzacji.

W przypadku samochodu osobowego kosztem są tylko odpisy z tytułu zużycia takiego samochodu w części ustalonej od wartości samochodu do równowartości 20.000 euro, przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania. Wydatki poniesione na ubezpieczenie komunikacyjne samochodu można zliczyć w całości bezpośrednio do kosztów podatkowych. W przypadku samochodu osobowego kosztem są tylko składki na ubezpieczenie do wysokości nieprzekraczającej ich części ustalonej w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro, przeliczona na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej do celów ubezpieczenia. Wydatki poniesione na remont lub naprawę, przegląd techniczny itp. stanowią w całości koszt uzyskania przychodów i można zaliczyć je do kosztów w dacie ich poniesienia. Wydatki poniesione na remont samochodu są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów tylko wtedy gdy samochód nie był objęty ubezpieczeniem dobrowolnym. Kosztem uzyskania przychodów są również wydatki na paliwo. Należy jednak pamiętać aby wydatki poniesione na eksploatację samochodu służbowego mogły być kosztem muszą być prawidłowo udokumentowane.

Co do zasady, VAT nie jest kosztem uzyskania przychodów. Jednak, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a) u.p.d.o.p. kosztem uzyskania przychodów jest podatek naliczony w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy VAT – jeżeli naliczony VAT nie powiększa wartości środka trwałego. A zatem, skoro od 1 kwietnia 2014 r. podatnicy mogą odliczyć tylko 50 % VAT naliczonego od wydatków poniesionych na eksploatację pojazdów samochodowych niewykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, to wydaje się zasadne twierdzenie, że nieodliczona część VAT od tych wydatków może być kosztem podatkowym. Ponadto, do 30 czerwca 2015 r. podatnicy, którzy samochody osobowe nie wykorzystywali wyłącznie do działalności gospodarczej nie mogli odliczyć w ogóle VAT od paliwa. Nieodliczony podatek naliczony od paliwa może również być kosztem podatkowym.

art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1, pkt 4, pkt 46 lit. a), pkt 49, pkt 50, art. 16a ust. 1, art. 16h ust. 1 pkt 4, art. 16i ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2014, poz. 851 ze zm.).