Szczególny sposób ewidencjonowania kosztów pośrednich do celów podatkowych dotyczy wynagrodzeń i należnych od nich składek na ubezpieczenie społeczne. Należności ze stosunku pracy, oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi wynagrodzenia te mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z chwilą ich faktycznej wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika.
Zgodnie z powyższą zasadą koszty wynagrodzeń za grudzień mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów grudnia bądź stycznia następnego roku. A zatem ich rozliczenie w grudniu albo w styczniu następnego roku będzie uzależnione od wypłacenia wynagrodzeń w terminie przewidzianym w przepisach prawa pracy bądź umowie.
Jeśli został zachowany termin wypłaty wynagrodzenia ustalony zgodnie z przepisami prawa pracy lub wynika z umowy, wówczas pracodawca zaliczy wynagrodzenie za grudzień 2012 r. wypłacone w styczniu 2013 r. do kosztów grudnia 2012 r. Natomiast jeśli pracodawca uchybi terminowi wypłaty wynagrodzenia za grudzień, będzie mógł je zaliczyć do kosztów podatkowych w miesiącu dokonania wypłaty lub pozostawienia do dyspozycji pracownika np. do kosztów podatkowych stycznia 2013 roku.
Należy zwrócić uwagę, że pracodawca nie ma dowolności w zaliczeniu wynagrodzeń pracowniczych do kosztów. Jeśli wypłaci lub pozostawi je do dyspozycji pracowników w terminie zgodnie z przepisami prawa pracy, to powinien zastosować zasadę wynikającą z art. 15 ust. 4g ustawy o CIT (koszt podatkowy z tytułu wynagrodzeń w miesiącu, za który są należne). Natomiast jeśli uchybi termin przewidziany do wypłaty wynagrodzenia, zastosowanie ma art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT (koszt podatkowy z tytułu wynagrodzeń w miesiącu, w którym zostały wypłacone lub pozostawione do dyspozycji pracownika).
Wynagrodzenie wypłacane w styczniu 2013 r., jest przychodem pracownika za 2013
Jeśli wynagrodzenie wypłacane jest w styczniu 2013 r., jest przychodem pracownika za 2013 r. Płatnik za wynagrodzenie wypłacone w styczniu (pomimo że jest za grudzień) pobiera zaliczkę na podatek dochodowy i wpłaca ją na konto właściwego urzędu skarbowego do 20 lutego 2013 r. Ponadto zaliczkę tę powinien wykazać w deklaracji rocznej o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy – PIT-4R za rok 2013, którą musi złożyć do końca stycznia następnego roku podatkowego do urzędu skarbowego zgodnie z siedzibą płatnika, tj. do końca stycznia 2014 r. Wynagrodzenie za grudzień 2012 r. wypłacone w styczniu 2013 r. należy także wykazać w informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy – PIT-11 i przekazać do końca lutego (w tym przypadku 2014 r.) do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania pracownika i samemu pracownikowi.
Podstawa prawna:
● art. 15 ust. 1, ust. 4–4h, art. 16 ust. 1 pkt 57 i pkt 57a ustawy z
15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2011
r. nr 74, poz. 397 ze zm.),
Iwona Czauderna, doradca podatkowy
Opracowanie redakcyjne: Katarzyna Brzozowska
