Dokumentacja podatkowa wyjazdu integracyjnego

Skutki podatkowe udziału pracowników w imprezach integracyjnych organizowanych przez pracodawcę od dłuższego czasu są przedmiotem sporu podatników z fiskusem. Organy podatkowe niezmiennie stoją na stanowisku, że przychodem pracownika z tytułu udziału w imprezie integracyjnej jest już sama możliwość wzięcia w niej udziału przez pracownika.

Do kosztów podatkowych można zaliczyć wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione nakłady i wydatki związane bezpośrednio lub pośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest poprawienie wyniku finansowego oraz osiągnięcie przychodu. Zatem wydatki np. na zakładową majówkę dla pracowników będą mogły być zaliczone do kosztów podatkowych, jeśli można uzasadnić, że był to wydatek racjonalny. Wydatki poniesione na zorganizowanie imprezy integracyjnej bądź wyjazd integracyjny dla pracowników są tzw. kosztami pracowniczymi, które można zaliczyć do kosztów podatkowych. Istotne jest jednak, aby przy organizowaniu takiej imprezy podkreślić charakter motywacyjny i integracyjny. Organizując imprezę dla pracowników, firma musi mieć na celu poprawę atmosfery pracy i zintegrowanie pracowników, a to może poprawić ich efektywność, a przez to wpłynąć na osiągnięcie przez nią większych przychodów. Wówczas będzie można wykazać związek poniesionego kosztu z przychodem.

A zatem aby wydatki na organizowane imprezy bądź wyjazdy integracyjne dla pracowników zaliczyć do kosztów podatkowych, nie mogą one mieć tylko charakteru konsumpcyjnego czy rekreacyjnego. Z programu imprezy bądź wyjazdu muszą jasno wynikać elementy integrujące i motywujące pracowników.

Warto jak najlepiej udokumentować zarówno cel wyjazdu, jak i jego przebieg. Im więcej dowodów potwierdzających charakter motywacyjny i integracyjny zorganizowanej imprezy, tym większa pewność, że jego zaliczenie do kosztów nie zostanie zakwestionowane w przypadku kontroli. Można w tym celu do faktur potwierdzających wydatek dołączyć np. program organizowanej majówki. Ponadto w programie wyjazdu warto umieścić np. prezentację dotyczącą podsumowania działalności firmy, plan jej rozwoju na przyszłość, podsumowanie pracy zespołu, zabawy integracyjne, zabawy poprawiające komunikację międzyludzką itp.