Po zakończeniu roku podatkowego sąd wystawia odpowiednio PIT-11 i PIT-40. Zdarza się, że z niektórymi osobami nie ma bezpośredniego kontaktu, dlatego zeznania podatkowe wysyłane są listem poleconym z potwierdzeniem odbioru na adres podatników. W przypadku nie odebrania listu przez adresata, list i potwierdzenie nie odebrania listu sąd okręgowy przechowuje wraz z egzemplarzem „zeznania podatkowego” wystawionego dla zakładu w archiwum. Sąd zwrócił się do organu podatkowego z pytaniem, czy firma powinna przechowywać PIT-y nieodebrane przez pracowników.
Organ podatkowy wyjaśnił, że sąd wywiązał się z ciążących na nim obowiązków płatnika. Podkreślono, że sąd w ustawowym terminie przewidzianym w art. 37 i 39 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), przesłał za pośrednictwem poczty listem poleconym z potwierdzeniem odbioru informacje PIT-11 i roczne obliczenie podatku PIT-40, zarówno na adres zamieszkania pracownika znany z dokumentów złożonych przez niego w trakcie trwania stosunku pracy oraz na adres właściwego według miejsca zamieszkania podatnika naczelnika urzędu skarbowego.
Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach wyjaśnił, że nieodebrane przez pracowników formularze powinny być dołączone do dokumentacji pracowniczej wraz z adnotacjami poczty dotyczącymi sposobu ich doręczenia i przechowywane w siedzibie sądu okręgowego (np. w archiwum) jako dowód, że sąd dopełnił wszystkich ciążących na nim obowiązków płatnika.
Źródło: Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 9 marca 2012 r., IBPBII/1/415-1027/11/MK
