Opłaty eksploatacyjne mogą być wliczane do kosztów działalności tylko w proporcji, w jakiej lokal jest wykorzystywany w działalności gospodarczej.
Istotna jest powierzchnia wykorzystywana na działalność
Zasadnicze znaczenie ma w tym przypadku określenie, jaka powierzchnia lokalu mieszkalnego przypada na działalność gospodarczą. Określenie tej powierzchni powinno być wiarygodne, na przykład podatnik może przeznaczyć na działalność jeden z pokoi. W sytuacji gdy z różnych względów jest to niemożliwe, podatnik powinien określić powierzchnię lokalu zajmowaną na działalność gospodarczą.
Niezbędne udokumentowanie wydatków
Aby wydatki związane z opłatami za czynsz, prąd, wodę, gaz, telefon i ogrzewanie w części przypadającej na działalność gospodarczą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, powinny być udokumentowane dowodem wewnętrznym. Podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na wymienione cele. W tym przypadku będą to faktury VAT, rachunki, książeczki czynszowe.